Wissen pflegen
Ihre Assistenz antwortet aus vier Quellen, die Sie im Tab Wissen und unter Verhalten pflegen: Unternehmens-Info, Geschäftszeiten, Dokumente der Wissensdatenbank und Fachbegriffe.
Ihre Assistenz weiß nur, was Sie ihr mitgeben. Jede Assistenz hat ihr eigenes Wissen, das Sie unter Assistenzen
Die vier Quellen
| Quelle | Wo | Was Ihre Assistenz damit tut |
|---|---|---|
| Unternehmens-Info | Tab Wissen | Hat sie in jedem Gespräch parat und nennt sie Anrufern jederzeit. |
| Geschäftszeiten | Tab Verhalten | Beantwortet Fragen nach Öffnungszeiten und weiß, ob gerade geöffnet ist. |
| Wissensdatenbank | Tab Wissen | Schlägt Sachfragen in Ihren Dokumenten nach, wenn Wissensdatenbank nutzen eingeschaltet ist. |
| Fachbegriffe & Namen | Tab Wissen | Hilft der Spracherkennung, Firmennamen, Personen und Fachwörter richtig zu verstehen. |
Steht etwas in keiner Quelle, ist Ihre Assistenz angewiesen, nicht zu raten. Sie sagt, dass sie dazu keine verlässliche Auskunft hat, und nimmt die Frage auf. Ist Wissensdatenbank nutzen eingeschaltet, sammelt scoco solche Fragen für Sie, siehe Wissenslücken schließen.
Fragt ein Anrufer nur, mit welchem Unternehmen er spricht, nennt Ihre Assistenz Firmennamen und Ort, auch ohne Unternehmens-Info. Was Sie anbieten, weiß sie erst aus der Unternehmens-Info oder der Wissensdatenbank.
Unternehmens-Info und Fachbegriffe
- Öffnen Sie Assistenzen
Wissen. - Schreiben Sie unter Unternehmens-Info in ganzen Sätzen, wer Sie sind, was Sie anbieten und wo Sie sitzen. Nur öffentliche Fakten, denn Ihre Assistenz darf sie jedem Anrufer nennen.
- Tippen Sie unter Fachbegriffe & Namen einen Begriff ein und drücken Sie Enter, ein Komma oder Hinzufügen.
- Klicken Sie unten in der Leiste auf Speichern.
Öffnungszeiten
Öffnungszeiten tragen Sie nicht als Text ein, sondern unter Assistenzen
Dokumente in der Wissensdatenbank
Preise, Leistungen, Einzugsgebiet oder häufige Fragen gehören in die Wissensdatenbank.
- Öffnen Sie Assistenzen
Wissen und gehen Sie zur Karte Wissensdatenbank. - Für kurzen Text wählen Sie Text hinzufügen, füllen Titel und Inhalt aus und klicken auf Hinzufügen.
- Für Dateien wählen Sie Datei und ziehen eine oder mehrere Dateien auf Dateien hierher ziehen, oder Sie klicken darauf und wählen sie aus. Sie können Dateien auch direkt auf die Karte Wissensdatenbank ziehen. Jede Datei wird sofort hochgeladen und bekommt eine eigene Zeile. Passt eine Datei nicht, steht der Grund in ihrer Zeile, die anderen laufen weiter.
- Mit Ihrem ersten Dokument schaltet scoco in der Karte Unternehmens-Info den Schalter Wissensdatenbank nutzen ein, und Ihre Assistenz beantwortet Sachfragen ab dem nächsten Anruf daraus. Haben Sie den Schalter selbst ausgeschaltet, bleibt er aus.
Erlaubt sind PDF, Word (.docx), Markdown und Text, je Datei bis 10 MB und höchstens 300.000 Zeichen Text. scoco übernimmt nur den Text, die Datei selbst wird nicht gespeichert. Eine hochgeladene Datei steht kurz auf Wird verarbeitet … und dann auf Aktiv. Die Spalte Zitiert (30 Tage) zeigt, wie oft Ihre Assistenz ein Dokument in den letzten 30 Tagen in Anrufen zitiert hat.
Wissen ändern
Ein Dokument lässt sich nicht bearbeiten. Löschen Sie es über das Menü der Zeile mit Löschen und fügen Sie die neue Fassung hinzu. Einträge mit der Quelle Website (geprüft) oder Website-Seite stammen aus Ihrer Website. Sie ändern sich über die Karte Ihre Website, siehe Website einlesen.
Häufige Probleme
Die Assistenz nutzt ein Dokument nicht. Prüfen Sie, ob Wissensdatenbank nutzen eingeschaltet ist und das Dokument auf Aktiv steht.
Ein Dokument steht auf Fehler. Unter dem Titel steht der Grund. Löschen Sie das Dokument und laden Sie es erneut hoch.
Die Datei kann nicht gelesen werden. Sie ist verschlüsselt, beschädigt oder enthält keinen auslesbaren Text, etwa ein eingescannter Brief ohne Texterkennung. Kopieren Sie den Text mit Text hinzufügen hinein.
Die Datei ist zu groß oder enthält zu viel Text. Teilen Sie den Inhalt auf mehrere Dokumente auf.
Ein Name wird am Telefon falsch verstanden. Tragen Sie ihn unter Fachbegriffe & Namen ein.