Die Inbox abarbeiten
Unter Offen stehen nur Anrufe, die eine Person brauchen, und offene SMS — alles andere erledigt Ihre Assistenz selbst, und Sie finden es unter Alle.
In der Inbox landet jeder Anruf Ihrer Assistenz und, wenn Ihr Konto eine eigene SMS-Nummer hat, jede SMS an diese Nummer. Hier sehen Sie, was unter Offen auf Sie wartet, wie Sie Anrufe zuweisen, notieren und erledigen, wie Sie per SMS antworten und wer Anrufe als Spam markieren oder löschen darf.
Offen, Alle, Erledigt
- Offen: was noch eine Person braucht. Die Zahl am Reiter zählt diese Einträge.
- Alle: jeder Anruf und jede SMS-Unterhaltung, auch Erledigtes.
- Erledigt: was jemand aus Ihrem Team oder die Assistenz abgeschlossen hat.
Diese Ergebnisse bleiben nach einem Anruf offen:
| Ergebnis | Warum offen |
|---|---|
| Weiterleitung fehlgeschlagen | Jemand wollte eine Person sprechen und hat niemanden erreicht. Immer Dringend. |
| Nachricht erfasst | Die Assistenz hat eine Nachricht aufgenommen. Das gilt auch, wenn der Anrufer eine Rückrufnummer genannt hat und das Gespräch endet, bevor sie die Nachricht abschließen konnte. Dringend, wenn sie das Anliegen als dringend erfasst hat. |
| Verbindung fehlgeschlagen | Der Anrufer kam nicht durch. Ist seine Nummer bekannt, sollte jemand zurückrufen. |
| Keine Interaktion, an eine ausgeschaltete Assistenz | Der Anrufer hörte, dass der Anschluss nicht erreichbar ist. Ist seine Nummer bekannt, rufen Sie zurück, wenn Sie wieder da sind. |
Alles andere erledigt die Assistenz selbst: einen gebuchten Termin, eine beantwortete Frage, einen durchgestellten Anruf, Spam und Anrufe, in denen niemand etwas gesagt hat. Diese Einträge tragen in der Liste das Zeichen für automatisch. Eine SMS-Unterhaltung bleibt offen, bis jemand sie erledigt, und öffnet sich wieder, sobald eine neue SMS kommt.
Einen Anruf bearbeiten
- Klicken Sie in der Inbox auf einen Eintrag. Oben stehen Zusammenfassung und Erfasste Daten, darunter der Gesprächsverlauf (Transkript).
- Geben Sie den Anruf mit Zuweisen einer Person aus Ihrem Team. Ihr Name erscheint dann in der Liste.
- Schreiben Sie unter Notizen & Verlauf eine Notiz und speichern Sie sie mit Notiz. Dort steht auch, wer wann zugewiesen oder den Status geändert hat.
- Rückruf öffnet die Nummer des Anrufers in der Telefon-App Ihres Geräts.
- Ist alles getan, klicken Sie auf Erledigt. Wieder öffnen holt den Anruf zurück nach Offen.
Lief der Anruf in einer anderen Sprache, nennt die Anrufansicht sie oben, und die erfassten Daten stehen in der Sprache Ihres Kontos, mit den Worten des Anrufers bei Im Original. Den Gesprächsverlauf zeigt sie übersetzt, das Original ist einen Klick entfernt. Mehr dazu unter Sprachen.
Hat ein Testanruf etwas zurückgehalten, etwa ein Durchstellen oder einen Termin in Ihrem Kalender, zeigt die Karte Testanruf: nicht ausgeführt, was in einem echten Anruf passiert wäre.
Notizen lassen sich nicht bearbeiten oder löschen. Einen Fehler korrigieren Sie mit einer weiteren Notiz. Unter Weitere Aktionen finden Sie außerdem Transkript exportieren und, wenn der Anrufer noch kein Kontakt ist, Kontakt anlegen.
Mehrere Anrufe erledigen oder zuweisen Sie auf einmal: Setzen Sie links in den Zeilen einen Haken und wählen Sie in der Leiste darüber Erledigt oder Zuweisen. Mit der Tastatur geht es auch: ↑ und ↓ wechseln den Eintrag, E erledigt ihn oder öffnet ihn wieder, A setzt den Haken.
Per SMS antworten
Schreibt Ihnen jemand eine SMS, erscheint die Unterhaltung als eigener Eintrag in der Inbox.
- Öffnen Sie den Eintrag. Sie sehen den SMS-Verlauf.
- Schreiben Sie Ihre Antwort in das Feld Antwort schreiben… und klicken Sie auf Senden.
Eine Antwort darf bis zu 1.600 Zeichen lang sein. Nachrichten, die die Assistenz selbst verschickt hat, tragen den Vermerk automatisch gesendet. Kam eine SMS nicht an, steht Zustellung fehlgeschlagen daran. Ist eine SMS-Unterhaltung abgeschlossen, klicken Sie oben in der Unterhaltung auf Erledigt. Wieder öffnen holt sie zurück nach Offen.
Spam markieren und löschen
Diese Aktionen haben nur Inhaber und Admin. Sie stehen im geöffneten Anruf unter Weitere Aktionen.
- Als Spam markieren blockiert die Nummer des Anrufers bei allen Assistenzen und erledigt den Anruf. Ruft die Nummer wieder an, beendet die Assistenz das Gespräch nach einem kurzen Satz.
- Spam-Markierung aufheben steht dort, solange die Nummer des Anrufers auf der Blockliste steht. Es nimmt die Nummer bei allen Assistenzen von der Blockliste, auch wenn Sie sie über einen Kontakt blockiert haben. Weitere Nummern dieses Kontakts bleiben blockiert. Der Status des Anrufs ändert sich dabei nicht. Soll er wieder unter Offen stehen, klicken Sie auf Wieder öffnen.
- Anruf löschen entfernt Transkript, Zusammenfassung und Verlauf endgültig.
Eine Assistenz, die Sie nach dem Markieren anlegen, blockiert die Nummer noch nicht. Dann stehen Als Spam markieren und Spam-Markierung aufheben beide im Menü, und Als Spam markieren blockiert die Nummer auch bei der neuen Assistenz.
Suchen und filtern
Das Suchfeld findet Name, Firma, Nummer, Zusammenfassung, erfasste Daten und den Text von SMS. Es sucht, sobald Sie Enter drücken. Den Wortlaut des Transkripts durchsucht es nicht.
Unter Filter grenzen Sie nach Assistenz, Ergebnis, Zeitraum und Zugewiesen ein. Jeder aktive Filter steht als Chip über der Liste und lässt sich dort entfernen. Filtern Sie nach Assistenz, Ergebnis oder Zugewiesen, blendet die Liste SMS-Unterhaltungen aus, denn sie haben keines dieser Merkmale.
Häufige Probleme
Ein Anruf fehlt unter Offen. Die Assistenz hat ihn selbst erledigt. Sie finden ihn unter Alle.
Die SMS-Antwort wird abgelehnt. Antworten brauchen eine eigene SMS-Nummer für Ihr Konto. Fehlt sie, nennt die Fehlermeldung genau das.
Als Spam markieren fehlt oder schlägt fehl. Hat der Anrufer seine Nummer unterdrückt, gibt es nichts zu blockieren. Steht nur Spam-Markierung aufheben im Menü, ist die Nummer schon bei allen Assistenzen blockiert und der Anruf erledigt.
Dieser Anruf ist nicht mehr verfügbar. Der Anruf wurde gelöscht, meist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unter Einstellungen
Im Anruf fehlen die Links zum Verlauf und zum Wissen der Assistenz. Die Assistenz wurde gelöscht, siehe Eine Assistenz löschen. Der Anruf selbst bleibt erhalten.