Zweite Maiwoche, Fristendruck. Ihre Sachbearbeiterin ist im Abschluss, und das Telefon klingelt zum zwanzigsten Mal wegen derselben Belegfrage.
Die KI-Sekretärin für Ihre Steuerkanzlei
scoco.ai nimmt Rückfragen zu Unterlagen, Terminwünsche und Fristanfragen strukturiert auf, leitet sie an den richtigen Bereich und übergibt sie vollständig. Beraten tun weiterhin Sie.
In der Fristwoche klingelt es nicht mehr. Es klingelt durch.
Vier bis sechs Wochen im Jahr passiert alles gleichzeitig. Dafür stellt niemand jemanden ein. Die häufigste Frage ist „Welche Unterlagen fehlen noch?“ — gestellt an eine Kraft, die gerade im Abschluss sitzt. Eine Unterbrechung kostet dabei nicht die drei Minuten des Gesprächs, sondern die drei Minuten plus den Wiedereinstieg in die Akte. Und die Zeit, in der Ihre Steuerfachangestellte telefoniert, steht auf keiner Rechnung.
Was kostet Sie das Telefon wirklich?
Nicht abrechenbare Zeit3.024 €im Monat, gerechnet mit 21 Arbeitstagen
scoco.ai: ab 49 € im Monat (zzgl. USt.).
Szenario mit Ihren eigenen Zahlen — bewegen Sie die Regler.
Was ist mit DATEV?
Live und geprüft: Google- und Microsoft-Kalender, Google- und Microsoft-Kontakte, das scoco Team-Postfach und die Übergabe per SMS und E-Mail. Alles andere ist geplant oder auf Anfrage.
- DATEVgeplant
- lexofficegeplant
- sevDeskgeplant
- Addison (Wolters Kluwer)auf Anfrage
- Stotax, Simba, Agendaauf Anfrage
Eine direkte DATEV-Anbindung haben wir heute nicht, und wir behaupten es auch nicht. Was heute funktioniert: Der Anruf wird an den richtigen Bereich geleitet, geht per SMS und E-Mail an die richtige Person und liegt vollständig im Team-Postfach. Ehrlicherweise ist das für den häufigsten Anruf Ihrer Kanzlei auch genug: „Welche Unterlagen fehlen noch?“ wird nicht in DATEV beantwortet, sondern von der Kollegin, die die Akte kennt.
Fünf Anrufe, die Sie kennen
Keiner davon braucht ein Steuerberaterexamen — und genau deshalb muss keiner davon Ihre Sachbearbeiterin aus der Akte holen.
Unterlagen und Belege
„Was brauchen Sie denn noch von mir?“ scoco nimmt Mandantenname, Anliegen und Rückrufnummer auf und leitet den Anruf an den Bereich, den Sie dafür hinterlegt haben. Was Sie als Standardauskunft hinterlegt haben, beantwortet scoco direkt aus Ihrer Wissensbasis.
Ergebnis fürs Team: Der Anruf landet dort, wo die Akte bearbeitet wird, mit vollständigen Angaben.
Terminwunsch
„Ich bräuchte einen Termin mit Herrn Berger.“ scoco fragt nach Anliegen und Wunschzeitraum und bucht in einen wirklich freien Slot des Google- oder Outlook-Kalenders — oder übergibt strukturiert.
Ergebnis fürs Team: Der Termin steht, ohne dass jemand die Akte verlässt.
Fristfrage
„Bis wann muss das eingereicht sein?“ scoco nimmt Mandant, Vorgang und Rückrufnummer auf. Keine Auskunft zu einer konkreten Frist — das ist Beratung.
Ergebnis fürs Team: Ein priorisierter Rückruf statt einer Mailboxnachricht ohne Kontext.
Lohnbuchhaltung
„Ich habe eine Neueinstellung zum Ersten und eine Krankmeldung.“ scoco nimmt Mandant, Art der Meldung, betroffene Person und Termin auf und leitet an die Lohnabteilung.
Ergebnis fürs Team: Die Meldung landet direkt in der Lohnbuchhaltung, nicht auf dem Umweg über den Empfang.
Neumandant
„Ich suche einen neuen Steuerberater.“ scoco nimmt Name, Rückrufnummer, Rechtsform, Branche und Anliegen auf. Keine Aussage zu Konditionen oder Annahme.
Ergebnis fürs Team: Eine qualifizierte Anfrage, die Sie zurückrufen, wenn Sie Zeit dafür haben — nicht mitten in der Fristwoche.
Was im richtigen Bereich ankommt
SMS an den zuständigen Bereich, 10:23 Uhr:
scoco - Rueckfrage Unterlagen - Kanzlei Muster Mandant: Schreinerei Hoffmann GmbH Anrufer: Herr Hoffmann Rueckruf: 0621 334455, erreichbar bis 16 Uhr Anliegen: Fragt, welche Belege fuer den Abschluss 2025 noch fehlen. Hat die Kontoauszuege letzte Woche geschickt. Zugeordnet: Bereich Lohn (laut hinterlegter Regel) Eingegangen: 10:23 Uhr Volltext im Postfach
Zugeordnet wird nach Anliegen oder nach einer Rufnummernliste, die Sie je Bereich pflegen. Eine Zuordnung „Mandant X gehört zu Kollegin Y“ gibt es heute nicht, und wir tun auch nicht so.
Drei Wege, die Fristwoche zu überstehen.
Nur wenn besetzt
Ihr Empfang bleibt erste Instanz. Wer sonst im Besetztzeichen landet, wird vollständig aufgenommen und weitergeleitet.
Nur in der Fristwoche
Sie schalten die Umleitung an, wenn es eng wird, und wieder aus, wenn es vorbei ist. Der Tarif ist monatlich kündbar und kann in jedem Monat dasselbe — Sie zahlen nicht für Spitzenlast, die Sie nur sechsmal im Jahr brauchen.
Als Vorzimmer
scoco geht immer zuerst ran, filtert Kaltakquise und Vertriebsanrufe heraus, stellt Mandanten nach Ihren Regeln durch und fasst alles Übrige zusammen. Besonders wirksam für den Kanzleiinhaber selbst.
scoco.ai berät nicht in Steuersachen. Sie darf es auch gar nicht.
Die Hilfeleistung in Steuersachen ist gesetzlich denen vorbehalten, die dazu befugt sind. Kommt eine solche Frage, gibt es genau eine Antwort: aufnehmen, weiterleiten, Rückruf anmelden. Was scoco übernimmt, ist alles, was ein Vorzimmer übernimmt.
- Keine Auskunft zu Abzugsfähigkeit, Steuerhöhe, Bescheiden, Einsprüchen, Gestaltung oder Bewertung eines Sachverhalts.
- Keine Fristauskunft im Einzelfall. Auch keine allgemeine, weil sie im Einzelfall falsch sein kann.
- Keine Auskunft zum Stand eines Mandats, einer Erklärung oder einer Abgabe.
- Keine Aussage zu Honorar, Konditionen oder Mandatsannahme.
- Keine Weitergabe von Mandanteninformationen an Anrufer. scoco kann nicht prüfen, wer anruft.
- Allgemeine Verfahrenshinweise nur, soweit Sie sie wörtlich in der Wissensbasis hinterlegt haben, und nur als Vorlesen des Hinterlegten.
Hörproben
Hören Sie selbst, wie Ihr Empfang klingt.
Sie bestimmen den Charakter: Stimme, Name und Tonfall Ihrer KI-Sekretärin wählen Sie selbst — von bodenständig bis formell.
Beginnt auf Deutsch — wechselt bei Bedarf mitten im Gespräch:
- Deutsch
- Englisch
- Französisch
- Italienisch
- Spanisch
- Portugiesisch
- Niederländisch
- Russisch
Vertrauen
Ehrlich & sicher
Server in Deutschland
Betrieb auf eigener Infrastruktur in Falkenstein (Hetzner) — keine Datenweitergabe an Übersee-Rechenzentren fürs Hosting.
DSGVO & Löschkonzept
Verarbeitung in der EU, klare Aufbewahrungsfristen, Löschung auf Wunsch. Transkripte statt Gesprächsaufzeichnungen.
KI-Offenlegung ab Werk
Jeder Anrufer erfährt in der Begrüßung, dass eine KI spricht — so, wie es der EU AI Act verlangt. Ehrlichkeit gehört zum Handwerk.
Verbrauch transparent
Anrufe und Minuten jederzeit im Dashboard einsehbar — mit Export für Ihre Unterlagen.
Preise
Klare Konditionen. Keine Überraschungen.
ab 49 € im Monat
4 Wochen kostenlos testen — danach ab 49 € im Monat (zzgl. USt.).
- Team · 99 €
- Zentrale · 199 €
- Verbund · 399 €
FAQ
Häufige Fragen
Unsere Mandanten wollen ihren Sachbearbeiter sprechen, nicht eine KI.
Sie sprechen ihn auch weiterhin. scoco geht nur ran, wenn er es gerade nicht kann — sonst wäre die Alternative das Besetztzeichen oder die Mailbox. Der Unterschied: Statt „Rufen Sie bitte später wieder an“ bekommt Ihr Mandant die Zusage, dass sich die richtige Person meldet, und Ihre Kollegin bekommt den vollständigen Kontext, bevor sie zurückruft.
Darf eine KI überhaupt in einer Steuerkanzlei ans Telefon?
Sie darf annehmen, aufnehmen und weiterleiten — das ist Vorzimmerarbeit. Was sie nicht darf und bei uns auch nicht tut, ist Hilfeleistung in Steuersachen: keine Fristauskunft, keine Aussage zu Abzugsfähigkeit, keine Einschätzung zu einem Bescheid. Kommt eine solche Frage, wird sie aufgenommen und zurückgerufen.
Was ist mit DATEV?
Direkt angebunden ist DATEV heute nicht, und wir sagen Ihnen das lieber jetzt. Was funktioniert: Der Anruf wird an den richtigen Bereich geleitet, geht per SMS und E-Mail an die richtige Person und liegt vollständig im Team-Postfach. Für den häufigsten Anruf Ihrer Kanzlei, die Frage nach fehlenden Unterlagen, ist das der ganze Weg.
Wir brauchen das nur in der Fristwoche.
Dann nutzen Sie es nur in der Fristwoche. Der Tarif ist monatlich kündbar, es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Mindestlaufzeit. Sie schalten die Rufumleitung an, wenn es eng wird, und wieder aus, wenn es vorbei ist.
Was passiert mit den Mandantendaten?
Es gibt keine Gesprächsaufzeichnungen. Nur Transkript und Zusammenfassung, mit definierten Aufbewahrungsfristen und Löschung auf Wunsch. Server in Falkenstein, Verarbeitung in der EU, AVV nach Art. 28 DSGVO. Die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB war der Grund, warum wir uns von Anfang an gegen Aufzeichnungen entschieden haben.
Filtert das auch Kaltakquise?
Ja, und das ist für den Kanzleiinhaber oft der stärkste Effekt. Im Vorzimmer-Modus klingeln bekannte Kontakte durch wie immer, Unbekannte werden nach Anliegen gefragt, und Vertriebsanrufe landen als Zusammenfassung im Postfach statt in Ihrem Vormittag.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Etwa zehn Minuten für die Rufumleitung, auf Wunsch gemeinsam am Telefon. Dazu kommt die Wissensbasis: Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Standardauskünfte. Das ist ein Nachmittag, und danach ändert sich daran selten etwas.
Testen Sie ihn. Jetzt sofort.
Rufen Sie unseren Musterbetrieb an — es geht ran.
Oder schreiben Sie uns: support@luminabyte.de