Team einladen
Unter Einstellungen → Team laden Sie eine Person per E-Mail ein und geben ihr gleich eine Rolle — der Link in der Einladung ist 7 Tage gültig.
Mit einer Einladung bekommt eine weitere Person ihren eigenen Zugang zu Ihrem scoco-Konto. Danach wissen Sie, wie Sie jemanden einladen, welche Rollen Sie vergeben können, was die eingeladene Person tun muss und wie Sie eine Einladung erneut senden oder einen Zugang wieder sperren.
Jemanden einladen
- Öffnen Sie Einstellungen
Team. - Klicken Sie auf Einladen. Das Fenster Mitglied einladen öffnet sich.
- Tragen Sie unter E-Mail die Adresse der Person ein.
- Wählen Sie unter Rolle eine Rolle. Voreingestellt ist Mitarbeiter.
- Klicken Sie auf Einladung senden.
Die Person steht sofort in der Liste, mit dem Status Eingeladen. Nach einem Namen fragt das Fenster nicht: Den trägt die Person selbst ein, wenn sie die Einladung annimmt.
Wie viele Personen Ihr Tarif enthält
Im Tarif Starter ist ein Nutzer enthalten, in den größeren Tarifen gibt es keine feste Zahl. Solange Sie in der Testphase noch keinen Tarif gewählt haben, gilt keine Grenze. Eingeladene Personen zählen mit, deaktivierte nicht.
Sind alle Plätze Ihres Tarifs vergeben, steht statt Einladen ein Hinweis darauf, und Mitglied aktivieren wird nicht angeboten. Als Inhaber kommen Sie über Tarif wechseln zu Einstellungen
Welche Rolle Sie vergeben können
Jede Rolle bringt ihre Rechte mit, einzelne Berechtigungen gibt es nicht. Im Fenster steht unter jeder Rolle eine Zeile, was sie darf. Die vollständige Übersicht finden Sie unter Rollen und Rechte.
- Als Inhaber können Sie alle vier Rollen vergeben.
- Als Admin fehlt Inhaber in der Auswahl. Nur ein Inhaber vergibt diese Rolle.
Die Rolle lässt sich später in der Teamliste ändern, auch solange die Einladung noch offen ist. Inhaber in der Liste zu wählen, übergibt die Inhaberschaft: Die Person wird Inhaber, der bisherige Inhaber wird Admin.
Was die eingeladene Person tut
Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link. Der Link ist 7 Tage gültig und lässt sich nur einmal verwenden. Auf der Seite dahinter trägt sie Ihr Name ein, legt unter Passwort festlegen und Passwort wiederholen ein Passwort mit mindestens 10 Zeichen fest und klickt auf Konto aktivieren. Wird dort die Anmeldung mit Google oder Microsoft angeboten, kann sie die Einladung auch damit annehmen.
Danach ist die Person angemeldet. Mitarbeiter und Nur Lesen landen in der Inbox, Inhaber und Admin auf der Übersicht. In Ihrer Teamliste steht jetzt Aktiv. Haben Sie die Zwei-Faktor-Bestätigung für alle verpflichtend gemacht, richtet die Person sie als Erstes ein.
Einladung erneut senden
Öffnen Sie in der Zeile der Person das Menü und wählen Sie Einladung erneut senden. Die Person bekommt einen neuen Link, wieder 7 Tage gültig. Der alte Link funktioniert ab dann nicht mehr. Den Eintrag gibt es nur, solange die Einladung offen und die Person nicht deaktiviert ist.
Einladung zurücknehmen oder Zugang sperren
Eine offene Einladung lässt sich nicht zurückziehen, und Teammitglieder lassen sich nicht löschen. Stattdessen deaktivieren Sie die Person:
- Öffnen Sie in ihrer Zeile das Menü und wählen Sie Mitglied deaktivieren.
- Bestätigen Sie mit Deaktivieren.
Die Person kann sich danach nicht mehr anmelden, und ein noch offener Einladungslink funktioniert nicht mehr. Wer gerade angemeldet ist, verliert den Zugang mit der nächsten Aktion im Dashboard. Ihre Anrufe, Notizen und Zuweisungen bleiben erhalten. Mit Mitglied aktivieren geben Sie den Zugang zurück.
Sich selbst können Sie nicht deaktivieren, ebenso wenig den letzten aktiven Inhaber. Als Admin können Sie die Zeilen von Inhabern nicht ändern.
Hat jemand Handy und Wiederherstellungscodes verloren, hilft Zweiten Faktor zurücksetzen im selben Menü. Wie das geht, steht unter Zweiten Faktor verloren.
Häufige Probleme
Zu dieser E-Mail-Adresse gibt es bereits ein Konto. Eine E-Mail-Adresse kann in scoco nur zu einem einzigen Zugang gehören, auch über verschiedene Unternehmen hinweg. Steht die Person deaktiviert in Ihrer eigenen Liste, aktivieren Sie sie mit Mitglied aktivieren wieder. Sonst laden Sie eine andere Adresse ein.
Die E-Mail kommt nicht an. Bitten Sie die Person, im Spam-Ordner nachzusehen. Senden Sie die Einladung danach mit Einladung erneut senden noch einmal.
Die Person sieht Diese Einladung ist abgelaufen. Der Link ist älter als 7 Tage, wurde schon verwendet oder durch eine neuere Einladung ersetzt. Senden Sie die Einladung erneut.
Inhaber steht nicht zur Auswahl. Sie sind Admin. Laden Sie die Person mit einer anderen Rolle ein. Soll sie Inhaber werden, übergibt der jetzige Inhaber die Rolle in der Teamliste und wird dabei selbst Admin.