Mehrere Assistenzen & Nummern

Eine Assistenz beantwortet die Anrufe an ihre Rufnummern. Mit mehreren Assistenzen behandeln Sie Anrufe unterschiedlich, zum Beispiel je Standort oder Abteilung, jede mit eigener Begrüßung, eigenen Regeln und eigenem Wissen. Danach wissen Sie, wie Assistenzen und Nummern zusammenhängen, wie Sie eine weitere Assistenz anlegen, stilllegen oder löschen und wie Sie Nummern zuweisen, hinzubuchen und zurückgeben.

Wie Assistenzen und Nummern zusammenhängen

• Welche Assistenz antwortet, entscheidet die angerufene Nummer. Jede aktive Nummer gehört zu genau einer Assistenz.
• Eine Assistenz kann mehrere Nummern haben. In ihrer Kopfzeile steht nur eine davon; alle sehen Sie unter Einstellungen›Telefonnummern.
• Jede Assistenz hat ihre eigenen Einstellungen in den Bereichen Verhalten, Wissen, Stimme & Sprache und Termine. Das Wissen teilen sich Assistenzen nicht.
• Kalender und Kontakte verbinden Sie je Assistenz, unter Einstellungen›Integrationen.
• Für alle Assistenzen zusammen gilt der Status oben in der Seitenleiste, siehe Status.
• VIP gilt bei einem Kontakt für alle Assistenzen. Blockieren und Immer durchstellen gelten für die Assistenzen, die es beim Einschalten schon gibt; für eine später angelegte schalten Sie es beim Kontakt noch einmal ein, siehe Kontakte pflegen.
• Die Inbox zeigt die Anrufe aller Assistenzen. Mit dem Filter Assistenz sehen Sie nur die einer Assistenz.

Eine weitere Assistenz anlegen

1. Öffnen Sie Assistenzen.
2. Klicken Sie auf Assistenz mit dem Pluszeichen. Das Fenster Neue Assistenz öffnet sich.
3. Wählen Sie eine Vorlage. Unter Was ist dabei? steht, was die Vorlage mitbringt, siehe Branchen-Vorlagen.
4. Tragen Sie Name, Ansprechpartner und Ort ein. Alle drei sind Pflicht.
5. Klicken Sie auf Anlegen.

Die neue Assistenz beginnt ohne Wissensdokumente und mit den Regeln der Vorlage. Füllen Sie ihr Wissen, bevor sie Anrufe annimmt, und prüfen Sie sie mit einem Testanruf.

Enthält Ihr Tarif noch eine freie Nummer, bekommt die neue Assistenz gleich eine neue Nummer daraus. Sonst sehen Sie Assistenz angelegt — sie hat noch keine Rufnummer. Unter Einstellungen → Telefonnummern weisen Sie ihr eine zu. Eine kostenpflichtige Nummer wird dabei nie gebucht.

Eine Assistenz stilllegen, ausschalten oder deaktivieren, etwa im Urlaub

Eine Assistenz schalten Sie einzeln aus, pausieren oder deaktivieren sie vorübergehend, mit oder ohne Rufnummer, und behalten ihre Nummer. Dafür hat jede Assistenz neben ihrem Namen einen eigenen Schalter. Er gilt nur für diese Assistenz und sofort, ohne Speichern.

1. Öffnen Sie die Assistenz und klicken Sie oben neben ihrem Namen auf Aktiv.

2. Wählen Sie, was Anrufer erleben:

   • Aktiv: Die Assistenz arbeitet wie eingerichtet. Das gilt sofort.
   • Nur Nachrichten: Die Assistenz nimmt Anrufe an, stellt niemanden durch und nimmt Nachrichten auf.
   • Ausgeschaltet: Die Assistenz führt kein Gespräch. Anrufer hören „Dieser Anschluss ist zurzeit leider nicht erreichbar" und, wenn Sie einen Tag gewählt haben, ab wann Sie wieder da sind. Dann endet der Anruf.
3. Wählen Sie unter Wieder aktiv am den Tag, ab dem die Assistenz wieder arbeitet, oder lassen Sie das Feld leer. Leer gilt der Zustand, bis Sie wieder auf Aktiv schalten.
4. Klicken Sie auf Übernehmen.

Im Urlaub passt meist Nur Nachrichten mit dem Tag Ihrer Rückkehr unter Wieder aktiv am: Anrufer hinterlassen ihr Anliegen, Sie finden es in der Inbox, und ab dem Tag arbeitet die Assistenz von selbst wieder. Ausgeschaltet passt, wenn niemand eine Nachricht hinterlassen soll, etwa wenn der Betrieb geschlossen ist.

Ein Anruf an eine ausgeschaltete Assistenz steht mit der Nummer des Anrufers in der Inbox unter Offen, als Keine Interaktion. So rufen Sie zurück, wenn Sie wieder da sind. Er kostet keine Minuten, es geht keine Rückruf-SMS hinaus, und Sie bekommen dazu keine E-Mail. Auf WhatsApp antwortet eine ausgeschaltete Assistenz nicht; die Nachrichten lesen Sie selbst in der Inbox.

Ein Testanruf erreicht die Assistenz auch, wenn sie ausgeschaltet ist. So prüfen Sie sie, bevor Sie sie wieder einschalten.

Für alle Assistenzen zusammen gilt zusätzlich der Status in der Seitenleiste. Gelten beide, gewinnt der strengere: Ausgeschaltet vor allem anderen, Nur Nachrichten vor Pausiert.

Sie können die Assistenz auch über Frag scoco oder eine verbundene KI ein- und ausschalten lassen. Von dort braucht Nur Nachrichten oder Ausgeschaltet immer ein Ende, höchstens 14 Tage voraus, und Sie bestätigen die Karte selbst. Für einen Urlaub schlägt Frag scoco Nur Nachrichten vor, außer Sie möchten die Assistenz ausdrücklich ausschalten.

Eine Assistenz löschen

1. Hat die Assistenz noch eine Rufnummer, weisen Sie die Nummer einer anderen Assistenz zu oder geben Sie sie zurück, siehe unten. Dasselbe gilt für eine verbundene WhatsApp-Nummer.
2. Öffnen Sie die Assistenz und scrollen Sie im Tab Verhalten ganz nach unten. Klicken Sie unter Assistenz löschen auf Löschen.
3. Geben Sie zur Bestätigung den Namen der Assistenz ein und klicken Sie auf Assistenz löschen.

Die Assistenz verschwindet aus der Liste. Ihr Kalender und ihre Kontakte werden getrennt; Kontakte, die schon übernommen wurden, bleiben in Ihrer Kontaktliste. Anrufe, Termine und Nachrichten bleiben erhalten, und in der Inbox steht weiter der Name der Assistenz. 30 Tage lang können Sie die Assistenz wiederherstellen. Danach löscht scoco ihre Anweisungen, ihre Begrüßung, ihre Regeln, ihr Wissen und ihren Verlauf endgültig.

Eine gelöschte Assistenz wiederherstellen

Unter Assistenzen stehen unterhalb der Liste die Gelöschte Assistenzen, jede mit dem Tag, bis zu dem sie sich zurückholen lässt. Klicken Sie bei der Assistenz auf Wiederherstellen.

Sie kommt so zurück, wie sie war, aber ohne Rufnummer und ohne Kalender- oder Kontaktverbindung. Weisen Sie ihr eine Nummer zu und verbinden Sie Kalender und Kontakte neu.

Eine Nummer einer Assistenz zuweisen

1. Öffnen Sie Einstellungen›Telefonnummern.
2. Öffnen Sie in der Zeile der Nummer das Menü und wählen Sie Assistenz zuweisen.
3. Wählen Sie unter Assistenz die Assistenz aus.
4. Klicken Sie auf Zuweisen.

Ab sofort beantwortet die gewählte Assistenz die Anrufe an diese Nummer. Die Nummer wechselt dabei: Hatte die bisherige Assistenz nur diese eine, ist sie danach nicht mehr erreichbar. Eine Nummer ohne Assistenz gibt es nicht: Brauchen Sie eine Nummer nicht mehr, geben Sie sie zurück.

Eine weitere Nummer hinzufügen

Wie viele Nummern Ihr Tarif enthält, steht unter Tarife, Minuten, Testphase. Unter Ihre Nummern sehen Sie, wie viele davon belegt sind.

• Im Tarif ist noch eine Nummer frei: Klicken Sie auf Nummer hinzufügen. Die Nummer ist gleich eingerichtet.
• Alle Nummern sind belegt: Die Schaltfläche nennt den Preis einer weiteren Nummer. Im Fenster Weitere Rufnummer buchen bestätigen Sie mit Kostenpflichtig buchen.

Eine weitere Nummer kostenpflichtig zu buchen geht erst, wenn Sie einen Tarif mit Zahlungsdaten gebucht haben, auch wenn Ihre Testphase dann noch läuft. Buchen kann sie auch ein Admin. Selbst buchen können Sie bis zu fünf Nummern; für mehr sprechen Sie uns an. Eine bestimmte Vorwahl können Sie nicht wählen.

Die neue Nummer gehört zunächst zur zuletzt angelegten Assistenz. Weisen Sie sie danach der richtigen Assistenz zu. Soll Ihr Anschluss auf die neue Nummer umleiten, richten Sie dafür eine eigene Rufumleitung ein: Unter Weiterleitung einrichten wählen Sie bei Weiterleiten an, für welche Nummer die Anleitung gilt.

Eine Nummer zurückgeben

1. Leiten Sie Ihren Anschluss vorher auf eine andere Nummer um.
2. Öffnen Sie unter Einstellungen›Telefonnummern in der Zeile der Nummer das Menü und wählen Sie Nummer zurückgeben.
3. Bestätigen Sie mit Zurückgeben.

Die Nummer nimmt danach keine Anrufe mehr an, und Sie können sie nicht selbst zurückholen. Wir vergeben sie frühestens sechs Monate später neu, damit niemand Anrufe bekommt, die Ihnen galten. War sie die einzige Nummer einer Assistenz, ist diese Assistenz nicht mehr erreichbar. Halten Sie mehr Nummern, als Ihr Tarif enthält, sinkt mit der Rückgabe die Zahl der berechneten Zusatznummern sofort. Ihre letzte Nummer können Sie nicht zurückgeben, der Menüeintrag fehlt dann.

Häufige Probleme

Die Schaltfläche zum Hinzufügen lässt sich nicht anklicken. Darunter steht der Grund: Entweder kann Ihr Konto gerade keine Zusatznummer abrechnen, etwa ohne gebuchten Tarif, nach einer Kündigung oder weil wir es persönlich abrechnen, oder Sie haben die Höchstzahl erreicht, die Sie selbst buchen können.

Statt der neuen Nummer steht Wir richten Ihre Nummer ein und melden uns. Gerade ist keine Nummer frei. Wir richten Ihnen eine ein und melden uns.

Es gibt bereits eine Assistenz mit diesem Namen. Namen sind je Konto eindeutig. Wählen Sie einen anderen. Eine gelöschte Assistenz zählt dabei nicht mit.

Beim Löschen erscheint statt Assistenz löschen die Schaltfläche Rufnummern verwalten. Die Assistenz nimmt noch Anrufe oder WhatsApp-Nachrichten an. Weisen Sie ihre Nummer zuerst einer anderen Assistenz zu oder geben Sie sie zurück.

Neben dem Namen steht Aktiv, und nichts passiert beim Klick. Nur Inhaber und Admin schalten eine Assistenz um. Alle anderen sehen nur, was gilt.

Eine ausgeschaltete Assistenz nimmt wieder Anrufe an. Der Tag unter Wieder aktiv am ist erreicht. Ab 0 Uhr dieses Tages arbeitet sie wieder wie eingerichtet.

Wiederherstellen geht nicht, weil eine andere Assistenz den Namen trägt. Löschen Sie die andere zuerst; auch sie lässt sich 30 Tage lang wiederherstellen.

Ich sehe Assistenzen oder Einstellungen›Telefonnummern nicht. Beides sehen nur Inhaber und Admin.