Kontakte pflegen
Kontakte entstehen automatisch aus Anrufen, von Hand, per CSV-Import oder aus Google und Microsoft 365 — und VIP und Blockieren ändern, wie Ihre Assistenz mit einem Anrufer umgeht.
Unter Kontakte steht jede Person mit ihren Anrufen, SMS, Terminen und Notizen. Hier sehen Sie, woher Kontakte kommen, wie Sie eine CSV-Datei importieren und was VIP und Blockieren bei einem Anruf bewirken.
Kontakte aus Anrufen
Ruft jemand an, dessen Nummer noch zu keinem Kontakt gehört, und nennt er der Assistenz seinen Namen, legt scoco nach dem Gespräch einen Kontakt an: mit Name, Nummer und, falls genannt, Firma. Diese Kontakte tragen die Quelle Anruf. Ohne Namen entsteht kein Kontakt, ebenso wenig bei unterdrückter Nummer, bei blockierten Anrufern und bei Testanrufen.
Ruft die Person wieder an, erkennt die Assistenz sie an der Nummer und spricht sie mit Namen an.
Von Hand anlegen und bearbeiten
- Klicken Sie unter Kontakte auf Kontakt.
- Tragen Sie Name und, wenn Sie möchten, Firma, Telefon und E-Mail ein. Nur der Name ist Pflicht.
- Klicken Sie auf Kontakt anlegen.
Im geöffneten Anruf geht das auch: Weitere Aktionen > Kontakt anlegen übernimmt Name und Nummer aus dem Anruf.
Ändern können Sie einen Kontakt auf seiner Seite unter Weitere Aktionen > Bearbeiten. Dort löschen Sie ihn auch mit Kontakt löschen (DSGVO). Seine Anrufe und SMS bleiben erhalten, verlieren aber die Zuordnung.
Aus einer CSV-Datei importieren
Die Datei braucht eine Kopfzeile mit diesen Spalten: name, company, phone, phone2, email. Komma und Semikolon als Trennzeichen funktionieren beide, also auch der CSV-Export aus einem deutschen Excel.
name;company;phone;phone2;email
Erika Mustermann;Muster GmbH;030 123456;;erika@example.com- Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie auf das Menü Mehr neben Kontakt.
- Wählen Sie Importieren.
- Klicken Sie auf Datei wählen, wählen Sie Ihre Datei und bestätigen Sie mit Importieren.
Danach sehen Sie, wie viele Kontakte neu sind, wie viele aktualisiert und wie viele übersprungen wurden, und unter Nicht importierte Zeilen jede übersprungene Zeile mit ihrem Grund. Eine Zeile braucht einen Namen und mindestens eine gültige Telefonnummer. Nummern ohne Ländervorwahl gelten als deutsche Nummern.
Gehört eine Nummer schon zu einem Kontakt, wird dieser aktualisiert und nicht doppelt angelegt. Dieselbe Datei zweimal hochzuladen ist also harmlos. Eine Datei darf höchstens 2 MB groß sein und 5.000 Zeilen haben.
Google und Microsoft 365
Inhaber und Admin verbinden ein Adressbuch unter Einstellungen
scoco liest das Adressbuch nur, es schreibt nie etwas zurück. Name, Firma und Nummern eines übernommenen Kontakts ändern Sie deshalb in Google oder Microsoft. VIP und Tags vergeben Sie trotzdem in scoco. Löschen Sie dort einen Kontakt, verschwindet er beim nächsten Abgleich auch hier.
Trennen Sie die Verbindung, bleiben die schon übernommenen Kontakte in Ihrer Kontaktliste, mit ihren Anrufen, Notizen und Einstellungen. Abgeglichen werden sie dann nicht mehr. Einen Kontakt, den Sie nicht mehr brauchen, löschen Sie einzeln.
VIP und Blockieren
Als VIP markieren finden Sie im Menü der Zeile und auf der Seite des Kontakts. Die Assistenz erfährt dann beim Anruf, dass ein VIP anruft. Was sie daraufhin tut, bestimmen Ihre Regeln unter Assistenzen
Blockieren dürfen nur Inhaber und Admin, im Menü der Zeile oder in der Karte Behandlung durch Assistenz. Die Nummern des Kontakts werden bei allen Assistenzen gesperrt. Ruft er an, hört er einen kurzen Satz, und die Assistenz legt auf. Der Anruf steht als Spam blockiert unter Erledigt. Alle Blockierten finden Sie im Reiter Blockiert, und Blockierung aufheben gibt die Nummern wieder frei.
Eine Nummer, die Sie in der Inbox mit Als Spam markieren blockiert haben, steht nur dann im Reiter Blockiert, wenn sie zu einem Kontakt gehört. Freigeben können Sie sie im Anruf unter Weitere Aktionen > Spam-Markierung aufheben.
In derselben Karte steht Immer durchstellen: Die Assistenz stellt diese Person dann gleich durch. Ist kein Weiterleitungsziel hinterlegt, nimmt sie stattdessen eine dringende Nachricht auf. Ein Kontakt kann nicht zugleich blockiert sein und immer durchgestellt werden.
Häufige Probleme
Bearbeiten fehlt. Der Kontakt kommt aus Google oder Microsoft. Ändern Sie ihn dort.
Eine Zeile wird übersprungen. Die Telefonnummer fehlt oder ist ungültig, die Spalte name ist leer, oder die Nummer gehört zu einem Kontakt aus Google oder Microsoft. Solche Kontakte überschreibt der Import nie.
Eine als Spam blockierte Nummer lässt sich nicht freigeben, weil kein Anruf dieser Nummer mehr da ist. Legen Sie unter Kontakte einen Kontakt nur mit dieser Nummer an. Er steht dann im Reiter Blockiert, und Blockierung aufheben gibt die Nummer frei. Steht er dort nicht, schalten Sie in seiner Karte Behandlung durch Assistenz Blockieren ein und wieder aus.
Die Karte Behandlung durch Assistenz zeigt nur VIP. Der Kontakt hat keine Telefonnummer, oder es gibt noch keine Assistenz.
Die Assistenz erkennt bekannte Anrufer nicht. Ist unter Einstellungen