Kalender verbinden
Sie verbinden je Assistenz einen Google- oder Microsoft-365-Kalender unter Einstellungen → Integrationen; scoco liest dort belegte Zeiten, keine Inhalte, und trägt gebuchte Termine ein.
Damit Ihre Assistenz am Telefon Termine vergeben kann, braucht sie Zugriff auf einen Kalender. Ohne Kalender nimmt sie Terminwünsche als Nachricht auf. Hier sehen Sie, wie Sie Google Kalender oder Microsoft 365 verbinden, was scoco in Ihrem Kalender liest und schreibt und wie Sie die Verbindung wieder trennen.
Vor dem Verbinden
Der Kalender gehört zu einer Assistenz, nicht zum ganzen Konto. Haben Sie zwei Assistenzen, verbinden Sie für jede einen Kalender. Melden Sie sich beim Verbinden mit dem Konto der Person an, in deren Kalender die Termine landen sollen. scoco nutzt den Hauptkalender dieses Kontos.
Kalender verbinden
- Öffnen Sie Einstellungen
Integrationen. Für jede Assistenz gibt es dort einen eigenen Abschnitt mit einer Karte Kalender. - Klicken Sie auf Google Kalender verbinden oder Microsoft 365 verbinden.
- Melden Sie sich beim Anbieter an und erteilen Sie die Freigabe.
- Sie kommen zurück zu Integrationen. Die Karte zeigt nun die Adresse des verbundenen Kontos.
- Klicken Sie auf Testen. scoco fragt die freien Zeitfenster für morgen ab und meldet, wie viele es gefunden hat.
Mit dem Verbinden schaltet scoco im Tab Termine der Assistenz Termine buchen erlauben ein. Wie Ihre Assistenz dann bucht, steht unter Termine am Telefon buchen.
Auch von Assistenzen
Was scoco liest und schreibt
Lesen: Für freie Zeiten liest scoco nur Beginn und Ende Ihrer Einträge. Titel, Teilnehmer und Inhalte Ihrer Termine liest scoco nicht.
Schreiben: Für jeden gebuchten Termin legt scoco einen Eintrag an. Sein Titel beginnt mit „Termin:", dahinter stehen der Name des Anrufers und in Klammern das Anliegen. Das Anliegen steht auch in der Beschreibung. Ändern oder löschen kann scoco nur Einträge, die es selbst angelegt hat, wenn ein Termin verschoben oder abgesagt wird. Wurde aus einem solchen Eintrag in Ihrem Kalender eine Terminserie, lässt scoco ihn unverändert.
Die Freigaben heißen technisch calendar.events.owned und calendar.freebusy bei Google und Calendars.ReadWrite bei Microsoft. scoco speichert den Zugang verschlüsselt.
Status prüfen
Im Tab Termine der Assistenz zeigt die Karte Kalender den Zustand:
- Kalender verbunden: alles in Ordnung.
- Verbindung unterbrochen: Die Verbindung wurde nicht abgeschlossen oder ist nicht mehr aktiv.
- Störung — Kalender nicht erreichbar: Der Kalender hat zuletzt nicht geantwortet. Erreicht Ihre Assistenz ihn während eines Anrufs nicht, nimmt sie den Terminwunsch als Nachricht auf.
Verbindung testen prüft die Verbindung sofort.
Verbindung trennen
- Öffnen Sie Einstellungen
Integrationen. - Klicken Sie in der Karte Kalender der Assistenz auf Trennen.
Das Trennen gilt sofort und ohne Rückfrage. scoco löscht seinen Zugang. Bei Google widerruft scoco die Freigabe auch dort. Bei Microsoft entfernen Sie die Freigabe bei Bedarf selbst in Ihrem Microsoft-Konto. Einträge, die schon in Ihrem Kalender stehen, bleiben dort.
Häufige Probleme
Die Verbindung wurde nicht freigegeben. Sie haben die Freigabe beim Anbieter abgelehnt oder abgebrochen. Es wurde nichts geändert. Starten Sie die Verbindung erneut.
Die Anmeldung ist abgelaufen. Sie haben zu lange gewartet oder die Anmeldung in einem anderen Fenster begonnen. Starten Sie die Verbindung erneut.
Störung — Verbindung erneuern. Der Anbieter nimmt den Zugang nicht mehr an, zum Beispiel weil die Freigabe widerrufen wurde. Klicken Sie auf Trennen und verbinden Sie neu. Ihre Einstellungen im Tab Termine bleiben dabei erhalten.
Verbindung unterbrochen. Die Knöpfe zum Verbinden sind wieder da. Verbinden Sie erneut.
Termine landen im falschen Kalender. scoco schreibt in den Hauptkalender des angemeldeten Kontos. Trennen Sie und verbinden Sie mit dem richtigen Konto.