Benachrichtigungen per E-Mail und SMS

Nach jedem Anruf kann scoco Ihnen eine E-Mail und eine SMS schicken, dazu einmal pro Woche einen Rückblick. Hier sehen Sie, wer was bekommt, wie Sie es für sich und für Ihr Team einstellen und wie Sie prüfen, ob eine Benachrichtigung angekommen ist.

Was nach einem Anruf verschickt wird

Nach jedem Anruf, in dem gesprochen wurde, bekommt jedes aktive Mitglied Ihres Teams, das seine Einladung angenommen hat:

• eine E-Mail mit der Zusammenfassung an die Adresse, mit der sie sich anmeldet. Die E-Mail ist für alle eingeschaltet, bis jemand sie abschaltet. Ein Link darin öffnet den Anruf in der Inbox.
• eine SMS, wenn für sie eine Handynummer hinterlegt ist. Die SMS enthält die Zusammenfassung in einer Zeile, die Rückrufnummer und den Hinweis, falls ein Durchstellversuch gescheitert ist. Lief das Gespräch in einer anderen Sprache als der Ihres Kontos, nennt sie auch diese, etwa „Gespräch auf Arabisch“.

Im Transkript der E-Mail steht jede Äußerung für sich, mit dem Namen davor: „Anrufer“ (bei WhatsApp „Kunde“), „Assistenz“ oder „Ihr Team“. E-Mail und SMS sind in der Sprache Ihres Kontos. Lief das Gespräch in einer anderen Sprache, enthält die E-Mail das Transkript übersetzt. Lag die Übersetzung beim Versand noch nicht vor, steht das Original darin, und die E-Mail sagt es. Hat jemand angerufen und aufgelegt, ohne etwas zu sagen, steht genau das darin: die Nummer, in der E-Mail dazu Zeitpunkt und Dauer, aber keine Zusammenfassung. Die Inbox führt so einen Anruf als Keine Interaktion.

Testanrufe lösen keine Benachrichtigung aus. Nur der Demo-Anruf im Einrichtungsassistenten schickt die Zusammenfassung an Sie, wenn Sie ihn gestartet haben. Die Einstellung gilt für alle Assistenzen gleich. Pro Assistenz lässt sie sich nicht unterscheiden.

Ihre eigenen Benachrichtigungen

1. Öffnen Sie Einstellungen›Benachrichtigungen.
2. Schalten Sie in Ihrer Zeile E-Mail ein oder aus.
3. Tragen Sie unter SMS an Ihre Handynummer ein, mit Ländervorwahl, etwa +49 151 …. Gespeichert wird, sobald Sie das Feld verlassen. Ein leeres Feld heißt: keine SMS.
4. Schalten Sie in der Karte Wochen-Digest den Wochenrückblick per E-Mail ein oder aus.

Diese Seite erreicht jede Rolle. Als Mitarbeiter oder Nur Lesen sehen Sie nur Ihre eigene Zeile.

Für das Team einstellen

Inhaber und Admin sehen auf derselben Seite eine Zeile für jede Person im Team. Dort schalten sie für jede Person die E-Mail und hinterlegen ihre SMS-Nummer. Die Zeile eines Inhabers kann ein Admin nicht ändern. Jede Änderung speichert sich selbst.

Persönlich bleibt dabei zweierlei:

• Der Wochenrückblick. Ihn schaltet jede Person nur für sich selbst ein oder aus.
• Die Zeile selbst. Sie gilt nur für diese eine Person. Einen Schalter, der Benachrichtigungen für das ganze Konto abschaltet, gibt es nicht.

Für das ganze Konto gelten dagegen zwei Dinge, die Sie auf dieser Seite nicht einstellen: E-Mails zur Abrechnung, etwa zur Testphase oder zu einer offenen Zahlung, gehen immer an den Inhaber. Und die Glocke im Dashboard zeigt allen im Team dieselben fehlgeschlagenen Zustellungen.

Der Wochenrückblick

Jeden Montagmorgen fasst eine E-Mail die vergangene Woche von Montag bis Sonntag zusammen: die Anrufe im Vergleich zur Vorwoche, wie viele angenommen wurden, Termine, abgewiesene Vertriebsanrufe und blockierten Spam, dazu, was in der Inbox noch offen ist, und die häufigste Frage, auf die Ihre Assistenz keine Antwort hatte. Die Zahlen sind dieselben wie auf der Übersicht.

Voreingestellt ist der Rückblick nur für den Inhaber. Alle anderen schalten ihn selbst ein. In einer Woche ohne Anrufe kommt keiner.

Prüfen, ob etwas angekommen ist

Im geöffneten Anruf zeigt die Karte Anrufdaten & Verarbeitung unter Benachrichtigungen jede E-Mail und SMS zu diesem Anruf, mit Empfänger und Status.

Ist eine Zustellung fehlgeschlagen, trägt die Glocke einen Punkt. Sie listet, was in den letzten 30 Tagen nicht geklappt hat, jeweils mit Grund. Alle ansehen öffnet die ganze Liste.

Häufige Probleme

Es kommt keine E-Mail. Prüfen Sie Ihren Schalter E-Mail und den Spam-Ordner Ihres Postfachs. Steht in der Karte Anrufdaten & Verarbeitung gesendet, hat der Versanddienst die E-Mail angenommen. Eine Zustellbestätigung gibt es nicht.

Es kommt keine SMS. Prüfen Sie die Nummer unter SMS an. In der Karte Anrufdaten & Verarbeitung sehen Sie, ob die SMS gesendet wurde oder fehlgeschlagen ist.

Die Glocke meldet E-Mail-Versand ist zurzeit nicht aktiv oder SMS-Versand ist zurzeit nicht aktiv. Das ist keine Einstellung in Ihrem Konto. Wir kümmern uns darum.

Ein Admin bekommt keinen Wochenrückblick. Er ist nur für den Inhaber voreingestellt. Jede Person schaltet ihn unter Einstellungen›Benachrichtigungen selbst ein.