WhatsApp-Chats beantworten
Unter Chats steht jede WhatsApp-Unterhaltung live, eine Zeile pro Kundin oder Kunde; Sie übernehmen einen Chat, indem Sie antworten, und geben ihn mit einem Klick an die Assistenz zurück.
Ist eine WhatsApp-Nummer verbunden, antwortet Ihre Assistenz Ihren Kundinnen und Kunden selbst. Unter Chats lesen Sie live mit und springen ein, wenn jemand einen Menschen braucht. Danach wissen Sie, wie Sie einen Chat übernehmen, wann WhatsApp keine Antwort mehr erlaubt und wie Sie den Chat zurückgeben.
Die Liste
Chats zeigt eine Zeile pro Kundin oder Kunde, die neueste oben, mit der letzten Nachricht und wer den Chat gerade führt: KI oder Sie. Die Filter:
- Antwort nötig: Jemand aus Ihrem Team hat den Chat übernommen, die Kundin oder der Kunde hat zuletzt geschrieben, und WhatsApp erlaubt noch eine Antwort. Hier wartet jemand auf einen Menschen.
- Meine: Chats, die Sie übernommen haben.
- KI aktiv: Chats, die Ihre Assistenz allein führt.
- Alle: jeder Chat.
Rechts neben einem geöffneten Chat sehen Sie den Kontakt und seine Anliegen. Mit Übergeben geben Sie den Chat an jemanden aus Ihrem Team. Öffnen Sie eine WhatsApp-Unterhaltung in der Inbox, legt Im Fenster öffnen den Chat unten an den Rand, und Sie arbeiten auf anderen Seiten weiter.
Einen Chat übernehmen
- Öffnen Sie Chats und klicken Sie auf einen Chat.
- Schreiben Sie Ihre Antwort und klicken Sie auf Senden. Damit übernehmen Sie den Chat, und die Assistenz antwortet darin nicht mehr.
- Soll die Assistenz wieder antworten, klicken Sie auf Assistenz wieder übernehmen lassen.
Übernehmen, ohne zu schreiben, geht mit Selbst übernehmen. Unter jeder Nachricht steht, wer sie geschrieben hat: Assistenz, Team oder aus der WhatsApp-App.
Die Assistenz gibt einen Chat auch selbst an Ihr Team ab, etwa wenn jemand ausdrücklich mit einem Menschen schreiben möchte. Antworten Sie selbst in der WhatsApp-Business-App, gilt der Chat ebenfalls als übernommen.
Das 24-Stunden-Fenster
WhatsApp erlaubt eine freie Antwort nur bis 24 Stunden nach der letzten Nachricht der Kundin oder des Kunden. Im Chat steht, bis wann Sie antworten können. Ist das Fenster zu, zeigt die Liste 24-Stunden-Fenster geschlossen. Schreiben Sie dann aus der WhatsApp-Business-App oder rufen Sie an. Schreibt die Kundin oder der Kunde wieder, öffnet sich das Fenster neu.
Sprachnachrichten, Fotos und Dateien
Sprachnachrichten schreibt scoco ab, und Fotos lässt die Assistenz beschreiben, wenn Fotos beschreiben lassen an ist. Die Dateien selbst speichert scoco nicht. WhatsApp hält sie nur begrenzte Zeit bereit, danach ist keine Vorschau mehr möglich. Öffnen Sie die Datei dann in der WhatsApp-Business-App.
Wenn eine Unterhaltung endet
Bleibt ein Chat eine Weile ruhig, endet die Unterhaltung, und Ihr Team bekommt die Zusammenfassung, wie nach einem Anruf. Wie lange, legen Sie unter Assistenzen
Häufige Probleme
Ich kann nicht antworten. Mit der Rolle Nur Lesen sehen Sie Chats, schreiben aber nicht. Ist das 24-Stunden-Fenster zu, antworten Sie aus der WhatsApp-Business-App.
Die Assistenz antwortet in einem Chat nicht mehr. Jemand hat ihn übernommen, im Dashboard oder in der WhatsApp-Business-App. Klicken Sie auf Assistenz wieder übernehmen lassen.
Chats fehlt im Menü. WhatsApp ist für Ihr Konto noch nicht freigeschaltet.