Freitag, 16:50 Uhr. Heizungsausfall in Wohnanlage 12, und das Telefon steht nicht mehr still.

Die KI-Sekretärin für Ihre Hausverwaltung

Wasserschaden, Heizungsausfall und Aufzugstörung gehen nach Ihren Regeln sofort an den Bereitschaftsdienst. Alles andere wird mit Objekt, Einheit, Melder und Uhrzeit dokumentiert aufgenommen. Keine neue Nummer, keine Technik im Büro.

Fünf Anrufe, die Sie kennen

Einer muss raus, vier müssen dokumentiert werden. Welcher welcher ist, entscheiden Sie einmal — und scoco hält sich daran.

• Notfallmeldung

  „Bei uns im Keller steht das Wasser.“ scoco erfasst Objekt, Einheit, Melder und Rückrufnummer, fragt nach Art und Ausmaß und folgt Ihrer Regel: sofortige Durchstellung an die Bereitschaftsnummer, die Sie hinterlegt haben, oder an die hinterlegte Handwerkernummer, mit Ansage, worum es geht.

  Ergebnis für Sie: Der Bereitschaftsdienst weiß beim Abheben, wo er hinfährt und was ihn erwartet.

• Schadenmeldung ohne Eile

  „Im Treppenhaus ist eine Lampe kaputt.“ scoco nimmt Objekt, Einheit, Schadensart und Melder auf, ohne jemanden zu wecken.

  Ergebnis fürs Büro: Eine dokumentierte Meldung mit Zeitstempel, abarbeitbar am Montag.

• Mieteranliegen

  „Ich habe eine Frage zur Nebenkostenabrechnung.“ scoco nimmt Objekt, Einheit, Name, Anliegen und Rückrufnummer auf. Keine Auskunft zu Abrechnungen, Beträgen oder Verträgen.

  Ergebnis fürs Büro: Der Rückruf ist vorbereitet, statt dass dreimal hintereinander angerufen wird.

• Handwerker-Rückfrage

  „Ich stehe vor der Tür und komme nicht rein.“ scoco nimmt Gewerk, Objekt, Auftrag laut Handwerker und Rückrufnummer auf und stellt nach Ihrer Regel durch. Ein Handwerker, der vor verschlossener Tür steht, ist ein Dringlichkeitsfall.

  Ergebnis fürs Büro: Der Termin platzt nicht, weil niemand ans Telefon ging.

• Eigentümer und Beirat

  „Ich hätte eine Frage zur Jahresabrechnung.“ scoco erkennt am Anliegen, dass es zum Objektbetreuer gehört, nimmt vollständig auf und leitet weiter.

  Ergebnis fürs Büro: Der Beirat wird zurückgerufen, bevor er in der Versammlung davon erzählt.

Was beim Bereitschaftsdienst ankommt

SMS an den Bereitschaftsdienst, 16:52 Uhr:

scoco - NOTFALL Wasser - Verwaltung Muster
Objekt: Wohnanlage 12, Ahornweg 3-7
Einheit: WE 24, 3. OG links
Melder: Frau Schneider (Mieterin)
Rueckruf: 0176 8887766
Meldung: Wasser laeuft aus der Decke im Bad,
laeuft noch, Wohnung darueber niemand da
Absperrhahn: nicht gefunden
Eingegangen: 16:52 Uhr
Volltext im Postfach

Objekt und Einheit stammen aus der Angabe des Melders und sind so gekennzeichnet. Der Zeitstempel ist die Dokumentation, die Sie im Zweifel brauchen.

Was Sie in der nächsten Eigentümerversammlung zeigen können

Die häufigste Beschwerde über Hausverwaltungen ist, dass niemand rangeht. Mit scoco.ai geht immer jemand ran, und jeder Anruf ist mit Uhrzeit, Objekt, Melder und Anliegen dokumentiert; im Team-Postfach liegt der vollständige Verlauf. Wenn in der nächsten Versammlung die Frage nach der Erreichbarkeit kommt, ist das keine Diskussion mehr, sondern eine Auskunft. Für eine Verwaltung, die ihr Mandat verteidigt, ist das mehr wert als die eingesparte Zeit.

„Es tropft“ und „es steht unter Wasser“ sind zwei verschiedene Anrufe.

scoco fragt nach: Wo genau, seit wann, wie viel, läuft es noch, ist der Absperrhahn erreichbar. Dann folgt sie Ihrer Regel — nicht einer Einschätzung. Sie legen fest, welche Meldungen den Bereitschaftsdienst wecken und welche bis Montag warten. scoco hält sich daran, jedes Mal, auch um drei Uhr nachts, auch wenn der Anrufer drängt.

An Ihrer Nummer hängen vier verschiedene Leute.

scoco fragt nach dem Anliegen und leitet nach der Regel, die Sie je Gruppe hinterlegt haben. Auskunft über Verträge, Abrechnungen oder Beschlüsse gibt sie keiner der vier Gruppen.

• Eigentümer

  fragen nach Abrechnung, Beschlüssen und Instandhaltung. Aufnehmen und an den Objektbetreuer leiten.

• Mieter

  melden Schäden und fragen nach Nebenkosten. Notfall raus, Routine dokumentieren.

• Handwerker

  brauchen Zugang, Freigaben und Ansprechpartner. Meist dringlich, meist durchstellen.

• Beirat und Verwaltungsbeirat

  haben eine eigene Rolle und meist einen eigenen Ansprechpartner. Eigenes Routing.

Drei Wege, erreichbar zu werden.

• Nach Bürozeit und am Wochenende

  Der klassische Einstieg. Ab 17 Uhr, freitags ab 15 Uhr, das ganze Wochenende. Genau die Zeiten, in denen die teuren Schäden gemeldet werden.

• Nur wenn besetzt

  Am Montagmorgen und nach Unwettern rufen alle gleichzeitig an. scoco fängt ab, was sonst im Besetztzeichen landet.

• Vollständig, mit Bereitschaftsregel

  scoco geht immer zuerst ran, dokumentiert alles und stellt nur durch, was nach Ihren Regeln durchgestellt gehört.

Was scoco.ai bei Ihnen ausdrücklich nicht macht

scoco entscheidet nicht, ob etwas ein Notfall ist. Sie fragt, und dann folgt sie der Regel, die Sie hinterlegt haben.

• Keine Kostenfreigabe. Kein Auftrag an einen Handwerker über eine Betragsgrenze hinaus, keine Zusage einer Reparatur, keine Beauftragung ohne Ihre Regel.
• Keine Rechtsauskunft zu WEG-Recht, Mietrecht, Beschlüssen oder Fristen.
• Keine Auskunft zu Abrechnungen, Hausgeld, Nebenkosten, Rücklagen oder Beträgen.
• Keine Auskunft zu Nachbarn, anderen Einheiten oder deren Eigentümern und Mietern.
• Keine Zusage eines Termins für eine Wohnungsübergabe oder Besichtigung ohne freigegebenen Kalender.
• Kein automatischer Bereitschaftsplan. scoco stellt an die eine Nummer durch, die Sie hinterlegt haben; wechselt die Bereitschaft, ändern Sie die Nummer.
• Bei Gefahr für Personen — Gasgeruch, Brand, Aufzugnotfall mit eingeschlossener Person: Verweis auf die 112 nach hinterlegter Regel, zusätzlich zur Durchstellung.

Hörproben

Hören Sie selbst, wie Ihr Empfang klingt.

Sie bestimmen den Charakter: Stimme, Name und Tonfall Ihrer KI-Sekretärin wählen Sie selbst — von bodenständig bis formell.

Beginnt auf Deutsch — wechselt bei Bedarf mitten im Gespräch:

• Deutsch
• Englisch
• Französisch
• Italienisch
• Spanisch
• Portugiesisch
• Niederländisch
• Russisch