15:00 Uhr, Check-in-Welle. Schlange vor dem Tresen, und das Telefon klingelt ununterbrochen.

Die KI-Sekretärin für Ihr Hotel

scoco.ai nimmt Zimmeranfragen, Anreisezeiten und Standardfragen an — auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch, Niederländisch und Russisch, mit Wechsel mitten im Gespräch. Ihre Zusammenfassung kommt immer auf Deutsch.

Fünf Anrufe, die Sie kennen

Keiner davon endet in einer Zusage. Jeder endet in einer Anfrage, die Sie in zwei Minuten beantworten — statt in einem Freizeichen um 22:47 Uhr.

• Zimmeranfrage

  „Haben Sie vom 14. bis 17. noch ein Doppelzimmer?“ scoco nimmt Zeitraum, Personenzahl, Zimmerwunsch, Name und Rückrufnummer auf und liest die Nummer Ziffer für Ziffer zurück. Keine Verfügbarkeitszusage, kein Preis — die Anfrage kommt vollständig zu Ihnen.

  Ergebnis für die Rezeption: Eine Anfrage, die Sie in zwei Minuten beantworten, statt eines Rückrufwunsches ohne Inhalt.

• Anreise und Late Check-in

  „Wir kommen erst gegen 23 Uhr an.“ scoco nimmt Name, Buchung laut Gast und voraussichtliche Ankunft auf und erklärt aus Ihrer Wissensbasis, wie der späte Check-in bei Ihnen funktioniert.

  Ergebnis für die Rezeption: Niemand steht um elf vor verschlossener Tür, und niemand wartet umsonst.

• Standardfrage

  „Gibt es Parkplätze? Bis wann Frühstück? Sind Hunde erlaubt?“ Der häufigste Anruf und der am leichtesten delegierbare. scoco antwortet wortgenau aus Ihrer Wissensbasis, in der Sprache des Gastes.

  Ergebnis für die Rezeption: Der Tresen bleibt für die Gäste frei, die davorstehen.

• Stornierung und Umbuchung

  „Wir müssen leider absagen.“ scoco nimmt Name, Buchungszeitraum und Anliegen auf und meldet es sofort. Keine Aussage zu Stornofristen oder Kosten.

  Ergebnis für die Rezeption: Das Zimmer ist rechtzeitig wieder im Verkauf.

• Gruppen- und Tagungsanfrage

  „Wir bräuchten zwölf Zimmer und einen Tagungsraum.“ scoco nimmt Anlass, Zeitraum, Zimmerzahl, Raumbedarf und Rückrufnummer auf. Keine Zusage, kein Preis.

  Ergebnis für Sie: Die wertvollste Anfrage des Monats landet vollständig bei Ihnen statt bei einem Portal.

Was an der Rezeption ankommt

SMS an die Rezeption, 22:47 Uhr — das Gespräch lief auf Englisch:

scoco - Zimmeranfrage - Hotel Muster
Gast: Mr. Andrew Fielding
Gespraech gefuehrt auf: Englisch
Rueckruf: +44 7700 900123
E-Mail: a.fielding@example.com
Zeitraum: 14. bis 17. September, 3 Naechte
Wunsch: Doppelzimmer, moeglichst ruhig
Personen: 2 Erwachsene
Frage vom Gast: Parkplatz vorhanden?
(aus Wissensbasis beantwortet: ja, kostenfrei)
Eingegangen: 22:47 Uhr
Volltext im Postfach

Das Gespräch lief auf Englisch. Die Übergabe ist auf Deutsch.

Ihre Gäste rufen in ihrer Sprache an. Ihr Zettel bleibt deutsch.

scoco beginnt auf Deutsch und wechselt mitten im Gespräch, sobald der Gast in einer anderen Sprache spricht: Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch, Niederländisch, Russisch. Kein Menü, keine Tastenauswahl, kein „für Englisch drücken Sie die Zwei“. Die Zusammenfassung für Ihr Team ist immer auf Deutsch: Wer nachts auf Russisch nach einem Zimmer gefragt hat, steht morgens als lesbare deutsche Anfrage im Postfach. Acht Sprachen sind bei uns in jedem Tarif enthalten.

Drei Wege, erreichbar zu sein, ohne die Rezeption zu besetzen.

• Nachts und außerhalb der Rezeptionszeiten

  Ab 20 Uhr, ab 18 Uhr, oder was auch immer bei Ihnen gilt. Anfragen nach 22 Uhr sind Buchungschancen, keine Störungen.

• Während der Check-in-Welle

  Zwischen 15 und 18 Uhr steht die Schlange am Tresen. scoco fängt ab, was sonst durchklingelt.

• Immer

  scoco geht zuerst ran, beantwortet Standardfragen und gibt alles weiter, was Sie entscheiden müssen.

scoco.ai bestätigt kein Zimmer. Das ist Absicht.

Ohne Blick in Ihr Belegungssystem wäre jede Zusage eine mögliche Überbuchung. scoco nimmt auf und übergibt; bestätigen tun Sie.

• Keine Zimmerzusage und keine Verfügbarkeitsaussage.
• Keine Preisauskunft, keine Ratenauskunft, keine Zusage zu Konditionen.
• Keine Auskunft zu Stornofristen oder Stornokosten. Das ist eine Vertragsfrage.
• Keine Auskunft zu einer bestehenden Buchung an Dritte.
• Keine Zusage zu Zimmerkategorie, Lage, Aufbettung oder Haustieren über das hinaus, was Sie als allgemeine Regel in der Wissensbasis hinterlegt haben.
• Keine Tagungs- oder Gruppenzusage.

Hörproben

Hören Sie selbst, wie Ihr Empfang klingt.

Sie bestimmen den Charakter: Stimme, Name und Tonfall Ihrer KI-Sekretärin wählen Sie selbst — von bodenständig bis formell.

Beginnt auf Deutsch — wechselt bei Bedarf mitten im Gespräch:

• Deutsch
• Englisch
• Französisch
• Italienisch
• Spanisch
• Portugiesisch
• Niederländisch
• Russisch