Branchen-Vorlagen

Eine Branchen-Vorlage ist der fertige Start einer Assistenz: was sie fragt, wann sie ein Gespräch weitergibt und was sie am Telefon nie tut. Danach wissen Sie, welche Vorlagen es gibt, wo Sie eine wählen, was sie einrichtet und was Sie danach selbst ändern.

Welche Vorlagen es gibt

• Handwerk, SHK & Elektro
• Arzt- & Zahnarztpraxis
• Therapiepraxis
• Rechtsanwaltskanzlei
• Steuerkanzlei
• Autohaus & Werkstatt
• Hausverwaltung
• Immobilienmakler
• Friseur, Kosmetik & Wellness
• Gastronomie
• Persönliches Vorzimmer
• Andere Branche

Die meisten Vorlagen richten eine Assistenz als Empfang ein: Sie nimmt Anliegen, Terminwünsche und Rückrufbitten für Ihr Unternehmen auf. Persönliches Vorzimmer richtet ein Vorzimmer für eine einzelne Person ein, das Anrufe vorab sortiert. Passt keine Branche, nehmen Sie Andere Branche.

Wo Sie eine Vorlage wählen

Eine Vorlage wählen Inhaber und Admin.

Bei der Einrichtung: Im Schritt Vorlage wählen ist eine Karte schon ausgewählt. Sie folgt aus dem, was im Schritt Ihr Unternehmen unter Branche steht; passt nichts, ist es Andere Branche. Wählen Sie eine andere Karte, wenn sie besser passt. Darunter steht, was die Vorlage mitbringt. Bietet sie Regeln für Ihre Branche an, wählen Sie diese einzeln an und ab. Angelegt wird die Assistenz, wenn Sie den Schritt danach, Stimme wählen, mit Weiter verlassen.

Für eine weitere Assistenz: Im Fenster Neue Assistenz wählen Sie unter Vorlage eine Karte; was sie mitbringt, steht unter Was ist dabei?. Die Regeln der Branche übernimmt die Assistenz dort so, wie die Vorlage sie vorschlägt. Mehr unter Mehrere Assistenzen & Nummern.

Was eine Vorlage einrichtet

Unter den Karten steht, was die gewählte Vorlage mitbringt. Eine Zeile fehlt, wenn die Vorlage dazu nichts festlegt:

• Fragt nach: was die Assistenz von Anrufern erfragt.
• Regeln: wann sie ein Gespräch weitergibt oder wie sie mit Werbeanrufen umgeht. Ist noch niemand eingetragen, an den sie durchstellen kann, nimmt sie stattdessen eine dringende Nachricht auf. Nur Interessenten nimmt das Vorzimmer dann als gewöhnliche Nachricht auf.
• Nie am Telefon: was sie nie tut, zum Beispiel medizinische Einschätzungen geben.
• Im Notfall: was sie bei einem Notfall sagt.
• Termine: wie lang ein Termin dauert. Das gilt erst, sobald Sie einen Kalender verbinden.
• Im Protokoll: welche Angaben die Zusammenfassung eines Anrufs zusätzlich festhält.

Dazu kommen eine Begrüßung, die sagt, dass eine KI spricht, und eine voreingestellte Stimme. Bei der Einrichtung prüfen Sie beide gleich mit. Kein Wissen und keine Geschäftszeiten: Die kommen aus Ihrer Website oder aus Ihren eigenen Angaben, siehe Wissen pflegen und Geschäftszeiten.

Nach der Einrichtung

Die Vorlage einer Assistenz steht fest, sobald die Assistenz angelegt ist. Wechseln oder neu anwenden lässt sie sich nicht. Was die Assistenz fragt, was sie nie tut und was sie im Notfall sagt, bleibt so, wie die Vorlage es festgelegt hat. Den Rest ändern Sie einzeln:

• Regeln unter Verhalten, siehe Regeln.
• Begrüßung unter Verhalten, siehe Die Begrüßung ändern.
• Stimme unter Stimme & Sprache, siehe Stimme.
• Terminlänge unter Termine, sobald ein Kalender verbunden ist.

Möchten Sie eine Assistenz mit einer anderen Vorlage, legen Sie eine weitere an.