Termine am Telefon buchen
Mit verbundenem Kalender vergibt Ihre Assistenz Termine selbst, innerhalb Ihrer Geschäftszeiten und nach den Regeln, die Sie im Tab Termine der Assistenz festlegen.
Ist ein Kalender verbunden, vereinbart Ihre Assistenz Termine direkt im Gespräch und trägt sie in Ihren Kalender ein. Hier sehen Sie, wie eine Buchung am Telefon abläuft, welche Regeln Sie im Tab Termine der Assistenz festlegen und wo Sie gebuchte Termine finden.
So läuft eine Buchung ab
- Ein Anrufer möchte einen Termin und nennt einen Wunschtag.
- Ihre Assistenz prüft in Ihrem Kalender, welche Zeiten an diesem Tag frei sind, und bietet sie an.
- Der Anrufer wählt eine Zeit. Direkt vor dem Eintragen prüft Ihre Assistenz noch einmal, ob die Zeit frei ist. Ist sie inzwischen vergeben, an einen anderen Anrufer oder durch einen Eintrag von Ihnen, sagt sie das und bietet eine andere freie Zeit an. Sonst trägt sie den Termin mit Namen und Anliegen in Ihren Kalender ein und bestätigt ihn.
- Ist die Bestätigung eingeschaltet, fragt sie danach einmal, ob der Anrufer sie schriftlich möchte.
Ohne verbundenen Kalender, bei ausgeschalteter Buchung oder wenn der Kalender nicht antwortet, sagt Ihre Assistenz keinen Termin zu. Sie nimmt den Terminwunsch dann als Nachricht auf.
Die Regeln für Buchungen
Öffnen Sie Assistenzen
| Einstellung | Auswahl |
|---|---|
| Termindauer | 30, 45 oder 60 Minuten. Standard sind 30 Minuten. |
| Puffer zwischen Terminen | Kein Puffer bis 30 Minuten Abstand zu jedem belegten Eintrag, davor und danach |
| Frühester Termin ab jetzt | Keine Vorlaufzeit bis 2 Tage |
| Feiertage in | Ihr Bundesland oder nur bundesweite Feiertage. An diesen Tagen vergibt Ihre Assistenz dann keine Termine. Voreingestellt werden keine Feiertage beachtet. |
Schalter und Auswahlfelder speichern sofort. Termine vergibt Ihre Assistenz nur innerhalb der Karte Buchbare Zeiten. Das sind dieselben Geschäftszeiten wie im Tab Verhalten: Was Sie an einer Stelle ändern, gilt an beiden. Änderungen an den Zeiten sichern Sie mit Speichern. Ohne hinterlegte Zeiten entscheidet allein der Kalender.
Bestätigung und Erinnerung
In der Karte Bestätigung und Erinnerung legen Sie fest, was der Anrufer nach dem Gespräch schriftlich bekommt. Beides ist ab Werk aus.
- Bestätigung an den Anrufer senden: geht sofort raus, mit Datum und Uhrzeit, per E-Mail außerdem mit einem Kalendereintrag zum Übernehmen.
- Erinnerung vor dem Termin senden: unter Erinnerung senden wählen Sie 1 Stunde bis 7 Tage vorher. Voreingestellt sind 24 Stunden.
- Kanal: Per E-Mail, Per SMS oder Beides. Bei Beides wählt der Anrufer.
Ihre Assistenz fragt den Anrufer einmal, nachdem der Termin steht. Sagt er nein, wird nichts verschickt.
Absagen und Verschieben am Telefon
In der Karte Termine am Telefon ändern erlauben Sie Anrufern, ihren Termin selbst zu ändern: Absagen am Telefon erlauben und Verschieben am Telefon erlauben. Beides ist ab Werk aus.
Der Anrufer nennt Datum, Uhrzeit und den Namen, auf den der Termin läuft. Ihre Assistenz nennt nie von sich aus einen Termin. Sie ändert nur Termine, die sie selbst gebucht hat, und nie eine Terminserie in Ihrem Kalender. Eine neue Zeit prüft sie wie bei einer Buchung: Ist sie belegt, bleibt der alte Termin bestehen.
Bei einem Testanruf
Bei einem Testanruf liest Ihre Assistenz freie Zeiten aus Ihrem Kalender wie sonst, trägt aber nichts ein. Sie erfährt, dass der Termin nur im echten Anruf eingetragen worden wäre, und soll das dem Anrufer so sagen. Unter Termine entsteht kein Eintrag, niemand bekommt eine Bestätigung oder Erinnerung, und Webhooks erhalten kein Ereignis. Auch Absagen und Verschieben am Telefon führt ein Testanruf nicht aus. Welchen Termin er gebucht hätte, zeigt der Anruf in der Inbox auf der Karte Testanruf: nicht ausgeführt.
Gebuchte Termine ansehen
Alles, was Ihre Assistenz gebucht hat, steht unter Termine, getrennt in Kommende und Vergangene. Jeder Termin ist bestätigt, stattgefunden oder abgesagt. Abgesagte Termine zeigen, wer abgesagt hat, etwa vom Anrufer telefonisch abgesagt.
Diese Seite sehen alle Rollen. Alle außer Nur Lesen können einen kommenden Termin über das Menü der Zeile Verschieben oder Absagen. Beides ändert auch den Eintrag in Ihrem Kalender. Bei einer Absage im Dashboard wird der Anrufer nicht automatisch benachrichtigt.
Häufige Probleme
Ihre Assistenz nimmt nur Nachrichten auf. Prüfen Sie im Tab Termine, ob Kalender verbunden steht und Termine buchen erlauben eingeschaltet ist.
An einem Tag werden keine Zeiten angeboten. Der Tag liegt außerhalb Ihrer Geschäftszeiten, ist ein Feiertag, liegt vor dem frühesten Termin, oder Ihr Kalender ist voll.
Sie haben einen Termin direkt im Kalender verschoben. Die Seite Termine zeigt, was Ihre Assistenz gebucht hat, und übernimmt keine Änderungen aus Google oder Outlook.
Ein Anrufer kann seinen Termin nicht absagen. Das Absagen am Telefon ist aus, der Termin wurde nicht von Ihrer Assistenz gebucht, oder Datum, Uhrzeit und Name passen nicht. Ihre Assistenz nimmt dann eine Nachricht auf.