Anrufer an eine Person durchstellen
Ihre Assistenz stellt Anrufer an die Nummern durch, die Sie unter Assistenzen → Verhalten hinterlegen; nimmt niemand ab, nimmt sie eine Nachricht mit Rückrufnummer auf.
Ihre Assistenz kann Anrufer mitten im Gespräch an einen Menschen durchstellen, an Sie selbst, an den Empfang oder an die Werkstatt. Hier lesen Sie, wo Sie die Rufnummern hinterlegen, wann Ihre Assistenz durchstellt, was der Anrufer dabei hört und was passiert, wenn niemand abnimmt.
Wohin durchgestellt wird
Im Tab Verhalten Ihrer Assistenz gibt es zwei Stellen für Rufnummern:
- Das Standardziel ist die Zielrufnummer in der Karte Bekannte Anrufer durchstellen. Sie gilt für jedes Durchstellen, nicht nur für bekannte Anrufer. Wie lange es dort klingelt, bestimmt die Klingeldauer (Sekunden) in derselben Karte, ohne Angabe 15 Sekunden.
- Weiterleitungsziele sind benannte Nummern in der Karte Weiterleitungsziele, etwa „Empfang" oder „Werkstatt". Jedes hat eine eigene Klingeldauer von 5 bis 120 Sekunden, ohne Angabe 15.
Welches Telefon klingelt: In der Regel das Weiterleitungsziel, das die Regel nennt. Passt die Bezeichnung eines anderen Ziels deutlich besser zum Anliegen, kann Ihre Assistenz auch dieses wählen. Ohne passendes Ziel gilt das Standardziel.
Wann Ihre Assistenz durchstellt
- Haben Sie Regeln angelegt, stellt Ihre Assistenz nur durch, wenn eine Regel das vorsieht: mit Direkt durchstellen oder Qualifizieren, dann durchstellen oder Termin. Dringlichkeit allein reicht dann nicht. Dazu zählen auch die Regeln, die scoco für Ihre Kontakte führt: Sobald Sie einen Kontakt blockieren oder auf Immer durchstellen setzen, gilt das.
- Kontakte, bei denen Sie Immer durchstellen eingeschaltet haben, stellt sie nach der Begrüßung durch.
- Steht Ihr Status auf Nur Nachrichten, stellt sie niemanden durch.
- Ist weder eine Zielrufnummer noch ein Weiterleitungsziel hinterlegt, nimmt sie stattdessen eine Nachricht auf.
Bekannte Anrufer, die schon vor der Begrüßung bei Ihnen klingeln sollen, richten Sie unter Bekannte Anrufer durchstellen ein.
Ein Weiterleitungsziel anlegen
- Öffnen Sie Assistenzen, wählen Sie Ihre Assistenz und bleiben Sie im Tab Verhalten.
- Klicken Sie in der Karte Weiterleitungsziele auf Ziel hinzufügen.
- Geben Sie eine Bezeichnung ein. Ihre Assistenz spricht sie aus: „Ich stelle Sie jetzt an … durch." Eine Bezeichnung wie „den Empfang" klingt deshalb besser als „Empfang".
- Geben Sie die Rufnummer mit Vorwahl ein, zum Beispiel +49 30 123456. Möglich sind Fest- und Mobilfunknummern in Deutschland und der EU.
- Tragen Sie bei Bedarf eine Klingeldauer in Sekunden ein.
- Leitet dieses Telefon unbeantwortete Anrufe selbst an scoco weiter, tragen Sie unter Weiterleitung Ihres Anbieters ein, nach wie vielen Sekunden.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Bezeichnung können Sie später ändern. Regeln verweisen weiter auf dasselbe Ziel.
Was der Anrufer hört
Ihre Assistenz kündigt das Durchstellen an, mit Weiterleitungsziel zum Beispiel „Ich stelle Sie jetzt an den Empfang durch.", beim Standardziel „Ich stelle Sie jetzt durch.". Danach hört der Anrufer das Freizeichen, bis jemand abnimmt. Hat er die Sprache gewechselt, kommt die Ansage in seiner Sprache.
Sobald jemand abnimmt, verlässt Ihre Assistenz das Gespräch. Sie hört nicht mit, was Sie und der Anrufer besprechen.
Welche Nummer Ihr Telefon dabei zeigt, stellen Sie in der Karte Bekannte Anrufer durchstellen unter Angezeigte Rufnummer ein: Echte Anrufernummer, Nur bei bekannten Kontakten oder immer Ihre scoco-Nummer.
Bei einem Testanruf
Bei einem Testanruf stellt Ihre Assistenz niemanden durch, und kein Telefon klingelt. Bis dahin läuft alles wie in einem echten Anruf: Ihre Assistenz entscheidet wie oben beschrieben und wählt das Ziel. Statt „Ich stelle Sie jetzt an den Empfang durch." sagt sie dann „Das ist ein Testanruf: Im echten Anruf würde ich Sie jetzt an den Empfang durchstellen. Angerufen wird niemand.", beim Standardziel dasselbe ohne Ziel. Hat der Anrufer die Sprache gewechselt, kommt auch dieser Satz in seiner Sprache. Danach geht das Gespräch mit ihr weiter. An wen sie durchgestellt hätte, zeigt der Anruf in der Inbox auf der Karte Testanruf: nicht ausgeführt.
Wenn niemand abnimmt
Nimmt niemand innerhalb der Klingeldauer ab, ist besetzt oder die Nummer nicht erreichbar, bleibt der Anrufer in der Leitung. Ihre Assistenz meldet sich wieder, entschuldigt sich, dass gerade niemand erreichbar ist, und nimmt eine Nachricht mit Rückrufnummer auf. Ruft jemand von genau der Nummer an, an die durchgestellt würde, nimmt sie ebenfalls eine Nachricht auf.
Häufige Probleme
Das Dashboard speichert ein Ziel nicht. Jedes Ziel braucht eine Bezeichnung und eine Rufnummer. Füllen Sie beide Felder aus oder entfernen Sie die Zeile mit Ziel entfernen.
Die Klingeldauer wird abgelehnt. Sie muss kürzer sein als der Wert unter Weiterleitung Ihres Anbieters.
Die Nummer gehört zu scoco. Ein Weiterleitungsziel darf keine Ihrer scoco-Nummern sein, sonst entsteht eine Schleife.
Die Nummer wird nicht angenommen. Ein Weiterleitungsziel muss eine Fest- oder Mobilfunknummer in Deutschland oder der EU sein. Sonder- und Mehrwertnummern wie 0900, 0180, 0137, 0700, 0800 oder 118… und Nummern außerhalb der EU sind nicht möglich, denn die durchgestellte Verbindung läuft über die Leitung von scoco. Die Meldung nennt die Nummer. Ein Ziel, das schon vorher gespeichert war, klingelt weiter.
Ein Ziel lässt sich nicht entfernen. Eine Regel verweist noch darauf, und die Meldung nennt sie. Ändern Sie zuerst die Regel.
Ihre Assistenz stellt nie durch. Prüfen Sie Ihre Regeln und Ihren Status. Mit Regeln stellt sie nur durch, wenn eine Regel es vorsieht.