# Mehrere Assistenzen & Nummern

> Welche Assistenz antwortet, entscheidet die angerufene Nummer: So legen Sie eine weitere Assistenz an, legen sie still oder löschen sie und weisen Nummern zu, buchen sie hinzu oder geben sie zurück.

https://scoco.ai/de/docs/mehrere-assistenzen/

Eine Assistenz beantwortet die Anrufe an ihre Rufnummern. Mit mehreren Assistenzen behandeln Sie Anrufe unterschiedlich, zum Beispiel je Standort oder Abteilung, jede mit eigener Begrüßung, eigenen Regeln und eigenem Wissen. Danach wissen Sie, wie Assistenzen und Nummern zusammenhängen, wie Sie eine weitere Assistenz anlegen, stilllegen oder löschen und wie Sie Nummern zuweisen, hinzubuchen und zurückgeben.

## Wie Assistenzen und Nummern zusammenhängen

- Welche Assistenz antwortet, entscheidet die angerufene Nummer. **Jede aktive Nummer gehört zu genau einer Assistenz.**
- Eine Assistenz kann mehrere Nummern haben. In ihrer Kopfzeile steht nur eine davon; alle sehen Sie unter **Einstellungen › Telefonnummern**.
- Jede Assistenz hat ihre eigenen Einstellungen in den Bereichen **Verhalten**, **Wissen**, **Stimme & Sprache** und **Termine**. Das Wissen teilen sich Assistenzen nicht.
- Kalender und Kontakte verbinden Sie je Assistenz, unter **Einstellungen › Integrationen**.
- Für alle Assistenzen zusammen gilt der Status oben in der Seitenleiste, siehe [Status](https://scoco.ai/de/docs/status-aktiv-pausiert/).
- VIP gilt bei einem Kontakt für alle Assistenzen. **Blockieren** und **Immer durchstellen** gelten für die Assistenzen, die es beim Einschalten schon gibt; für eine später angelegte schalten Sie es beim Kontakt noch einmal ein, siehe [Kontakte pflegen](https://scoco.ai/de/docs/kontakte/).
- Die **Inbox** zeigt die Anrufe aller Assistenzen. Mit dem Filter **Assistenz** sehen Sie nur die einer Assistenz.

## Eine weitere Assistenz anlegen

1. Öffnen Sie **Assistenzen**.
2. Klicken Sie auf **Assistenz** mit dem Pluszeichen. Das Fenster **Neue Assistenz** öffnet sich.
3. Wählen Sie eine **Vorlage**. Unter **Was ist dabei?** steht, was die Vorlage mitbringt, siehe [Branchen-Vorlagen](https://scoco.ai/de/docs/branchen-vorlagen/).
4. Tragen Sie **Name**, **Ansprechpartner** und **Ort** ein. Alle drei sind Pflicht.
5. Klicken Sie auf **Anlegen**.

Die neue Assistenz beginnt ohne Wissensdokumente und mit den Regeln der Vorlage. Füllen Sie ihr Wissen, bevor sie Anrufe annimmt, und prüfen Sie sie mit einem [Testanruf](https://scoco.ai/de/docs/testanruf/).

Enthält Ihr Tarif noch eine freie Nummer, bekommt die neue Assistenz gleich eine neue Nummer daraus. Sonst sehen Sie **Assistenz angelegt — sie hat noch keine Rufnummer. Unter Einstellungen → Telefonnummern weisen Sie ihr eine zu.** Eine kostenpflichtige Nummer wird dabei nie gebucht.

> **Hinweis:**
>
> Den Namen einer Assistenz können Sie später nicht ändern.

## Eine Assistenz stilllegen, ausschalten oder deaktivieren, etwa im Urlaub

Eine Assistenz schalten Sie einzeln aus, pausieren oder deaktivieren sie vorübergehend, mit oder ohne Rufnummer, und behalten ihre Nummer. Dafür hat jede Assistenz neben ihrem Namen einen eigenen Schalter. Er gilt nur für diese Assistenz und sofort, ohne **Speichern**.

1. Öffnen Sie die Assistenz und klicken Sie oben neben ihrem Namen auf **Aktiv**.
2. Wählen Sie, was Anrufer erleben:
   - **Aktiv**: Die Assistenz arbeitet wie eingerichtet. Das gilt sofort.
   - **Nur Nachrichten**: Die Assistenz nimmt Anrufe an, stellt niemanden durch und nimmt Nachrichten auf.
   - **Ausgeschaltet**: Die Assistenz führt kein Gespräch. Anrufer hören „Dieser Anschluss ist zurzeit leider nicht erreichbar" und, wenn Sie einen Tag gewählt haben, ab wann Sie wieder da sind. Dann endet der Anruf.
3. Wählen Sie unter **Wieder aktiv am** den Tag, ab dem die Assistenz wieder arbeitet, oder lassen Sie das Feld leer. Leer gilt der Zustand, bis Sie wieder auf **Aktiv** schalten.
4. Klicken Sie auf **Übernehmen**.

Im Urlaub passt meist **Nur Nachrichten** mit dem Tag Ihrer Rückkehr unter **Wieder aktiv am**: Anrufer hinterlassen ihr Anliegen, Sie finden es in der **Inbox**, und ab dem Tag arbeitet die Assistenz von selbst wieder. **Ausgeschaltet** passt, wenn niemand eine Nachricht hinterlassen soll, etwa wenn der Betrieb geschlossen ist.

Ein Anruf an eine ausgeschaltete Assistenz steht mit der Nummer des Anrufers in der **Inbox** unter **Offen**, als **Keine Interaktion**. So rufen Sie zurück, wenn Sie wieder da sind. Er kostet keine Minuten, es geht keine Rückruf-SMS hinaus, und Sie bekommen dazu keine E-Mail. Auf WhatsApp antwortet eine ausgeschaltete Assistenz nicht; die Nachrichten lesen Sie selbst in der **Inbox**.

Ein [Testanruf](https://scoco.ai/de/docs/testanruf/) erreicht die Assistenz auch, wenn sie ausgeschaltet ist. So prüfen Sie sie, bevor Sie sie wieder einschalten.

Für alle Assistenzen zusammen gilt zusätzlich der [Status in der Seitenleiste](https://scoco.ai/de/docs/status-aktiv-pausiert/). Gelten beide, gewinnt der strengere: **Ausgeschaltet** vor allem anderen, **Nur Nachrichten** vor **Pausiert**.

> **Hinweis:**
>
> Haben Sie Ihre Rufumleitung zu scoco abgeschaltet, erreicht scoco ohnehin kein Anruf. Schalten Sie die Assistenz trotzdem aus: Dann steht auf ihrer Seite, was gilt, und ein Anruf, der doch ankommt, hört die Ansage.

Sie können die Assistenz auch über [Frag scoco](https://scoco.ai/de/docs/frag-scoco/) oder eine [verbundene KI](https://scoco.ai/de/docs/ki-werkzeuge/) ein- und ausschalten lassen. Von dort braucht **Nur Nachrichten** oder **Ausgeschaltet** immer ein Ende, höchstens 14 Tage voraus, und Sie bestätigen die Karte selbst. Für einen Urlaub schlägt Frag scoco **Nur Nachrichten** vor, außer Sie möchten die Assistenz ausdrücklich ausschalten.

## Eine Assistenz löschen

1. Hat die Assistenz noch eine Rufnummer, weisen Sie die Nummer einer anderen Assistenz zu oder geben Sie sie zurück, siehe unten. Dasselbe gilt für eine verbundene WhatsApp-Nummer.
2. Öffnen Sie die Assistenz und scrollen Sie im Tab **Verhalten** ganz nach unten. Klicken Sie unter **Assistenz löschen** auf **Löschen**.
3. Geben Sie zur Bestätigung den Namen der Assistenz ein und klicken Sie auf **Assistenz löschen**.

Die Assistenz verschwindet aus der Liste. Ihr Kalender und ihre Kontakte werden getrennt; Kontakte, die schon übernommen wurden, bleiben in Ihrer Kontaktliste. Anrufe, Termine und Nachrichten bleiben erhalten, und in der **Inbox** steht weiter der Name der Assistenz. 30 Tage lang können Sie die Assistenz wiederherstellen. Danach löscht scoco ihre Anweisungen, ihre Begrüßung, ihre Regeln, ihr Wissen und ihren Verlauf endgültig.

## Eine gelöschte Assistenz wiederherstellen

Unter **Assistenzen** stehen unterhalb der Liste die **Gelöschte Assistenzen**, jede mit dem Tag, bis zu dem sie sich zurückholen lässt. Klicken Sie bei der Assistenz auf **Wiederherstellen**.

Sie kommt so zurück, wie sie war, aber ohne Rufnummer und ohne Kalender- oder Kontaktverbindung. Weisen Sie ihr eine Nummer zu und verbinden Sie Kalender und Kontakte neu.

## Eine Nummer einer Assistenz zuweisen

1. Öffnen Sie **Einstellungen › Telefonnummern**.
2. Öffnen Sie in der Zeile der Nummer das Menü und wählen Sie **Assistenz zuweisen**.
3. Wählen Sie unter **Assistenz** die Assistenz aus.
4. Klicken Sie auf **Zuweisen**.

Ab sofort beantwortet die gewählte Assistenz die Anrufe an diese Nummer. Die Nummer wechselt dabei: Hatte die bisherige Assistenz nur diese eine, ist sie danach nicht mehr erreichbar. Eine Nummer ohne Assistenz gibt es nicht: Brauchen Sie eine Nummer nicht mehr, geben Sie sie zurück.

## Eine weitere Nummer hinzufügen

Wie viele Nummern Ihr Tarif enthält, steht unter [Tarife, Minuten, Testphase](https://scoco.ai/de/docs/tarife/#tarife). Unter **Ihre Nummern** sehen Sie, wie viele davon belegt sind.

- **Im Tarif ist noch eine Nummer frei:** Klicken Sie auf **Nummer hinzufügen**. Die Nummer ist gleich eingerichtet.
- **Alle Nummern sind belegt:** Die Schaltfläche nennt den Preis einer weiteren Nummer. Im Fenster **Weitere Rufnummer buchen** bestätigen Sie mit **Kostenpflichtig buchen**.

Eine weitere Nummer kostenpflichtig zu buchen geht erst, wenn Sie einen Tarif mit Zahlungsdaten gebucht haben, auch wenn Ihre Testphase dann noch läuft. Buchen kann sie auch ein **Admin**. Selbst buchen können Sie bis zu fünf Nummern; für mehr sprechen Sie uns an. Eine bestimmte Vorwahl können Sie nicht wählen.

Die neue Nummer gehört zunächst zur zuletzt angelegten Assistenz. Weisen Sie sie danach der richtigen Assistenz zu. Soll Ihr Anschluss auf die neue Nummer umleiten, richten Sie dafür eine eigene [Rufumleitung](https://scoco.ai/de/docs/rufumleitung/) ein: Unter **Weiterleitung einrichten** wählen Sie bei **Weiterleiten an**, für welche Nummer die Anleitung gilt.

## Eine Nummer zurückgeben

1. Leiten Sie Ihren Anschluss vorher auf eine andere Nummer um.
2. Öffnen Sie unter **Einstellungen › Telefonnummern** in der Zeile der Nummer das Menü und wählen Sie **Nummer zurückgeben**.
3. Bestätigen Sie mit **Zurückgeben**.

Die Nummer nimmt danach keine Anrufe mehr an, und Sie können sie nicht selbst zurückholen. Wir vergeben sie frühestens sechs Monate später neu, damit niemand Anrufe bekommt, die Ihnen galten. War sie die einzige Nummer einer Assistenz, ist diese Assistenz nicht mehr erreichbar. Halten Sie mehr Nummern, als Ihr Tarif enthält, sinkt mit der Rückgabe die Zahl der berechneten Zusatznummern sofort. Ihre letzte Nummer können Sie nicht zurückgeben, der Menüeintrag fehlt dann.

## Häufige Probleme

**Die Schaltfläche zum Hinzufügen lässt sich nicht anklicken.** Darunter steht der Grund: Entweder kann Ihr Konto gerade keine Zusatznummer abrechnen, etwa ohne gebuchten Tarif, nach einer Kündigung oder weil wir es persönlich abrechnen, oder Sie haben die Höchstzahl erreicht, die Sie selbst buchen können.

**Statt der neuen Nummer steht „Wir richten Ihre Nummer ein und melden uns.“** Gerade ist keine Nummer frei. Wir richten Ihnen eine ein und melden uns.

**Es gibt bereits eine Assistenz mit diesem Namen.** Namen sind je Konto eindeutig. Wählen Sie einen anderen. Eine gelöschte Assistenz zählt dabei nicht mit.

**Beim Löschen erscheint statt „Assistenz löschen“ die Schaltfläche „Rufnummern verwalten“.** Die Assistenz nimmt noch Anrufe oder WhatsApp-Nachrichten an. Weisen Sie ihre Nummer zuerst einer anderen Assistenz zu oder geben Sie sie zurück.

**Neben dem Namen steht „Aktiv“, und nichts passiert beim Klick.** Nur **Inhaber** und **Admin** schalten eine Assistenz um. Alle anderen sehen nur, was gilt.

**Eine ausgeschaltete Assistenz nimmt wieder Anrufe an.** Der Tag unter **Wieder aktiv am** ist erreicht. Ab 0 Uhr dieses Tages arbeitet sie wieder wie eingerichtet.

**Wiederherstellen geht nicht, weil eine andere Assistenz den Namen trägt.** Löschen Sie die andere zuerst; auch sie lässt sich 30 Tage lang wiederherstellen.

**Ich sehe „Assistenzen“ oder „Einstellungen › Telefonnummern“ nicht.** Beides sehen nur **Inhaber** und **Admin**.

_Stand: 31. Oktober 2026_