# Die Inbox abarbeiten

> Unter Offen stehen nur Anrufe, die eine Person brauchen, und offene SMS — alles andere erledigt Ihre Assistenz selbst, und Sie finden es unter Alle.

https://scoco.ai/de/docs/inbox/

In der Inbox landet jeder Anruf Ihrer Assistenz und, wenn Ihr Konto eine eigene SMS-Nummer hat, jede SMS an diese Nummer. Hier sehen Sie, was unter **Offen** auf Sie wartet, wie Sie Anrufe zuweisen, notieren und erledigen, wie Sie per SMS antworten und wer Anrufe als Spam markieren oder löschen darf.

## Offen, Alle, Erledigt

- **Offen**: was noch eine Person braucht. Die Zahl am Reiter zählt diese Einträge.
- **Alle**: jeder Anruf und jede SMS-Unterhaltung, auch Erledigtes.
- **Erledigt**: was jemand aus Ihrem Team oder die Assistenz abgeschlossen hat.

Diese Ergebnisse bleiben nach einem Anruf offen:

| Ergebnis | Warum offen |
|---|---|
| **Weiterleitung fehlgeschlagen** | Jemand wollte eine Person sprechen und hat niemanden erreicht. Immer **Dringend**. |
| **Nachricht erfasst** | Die Assistenz hat eine Nachricht aufgenommen. Das gilt auch, wenn der Anrufer eine Rückrufnummer genannt hat und das Gespräch endet, bevor sie die Nachricht abschließen konnte. **Dringend**, wenn sie das Anliegen als dringend erfasst hat. |
| **Verbindung fehlgeschlagen** | Der Anrufer kam nicht durch. Ist seine Nummer bekannt, sollte jemand zurückrufen. |
| **Keine Interaktion**, an eine [ausgeschaltete Assistenz](https://scoco.ai/de/docs/mehrere-assistenzen/#stilllegen) | Der Anrufer hörte, dass der Anschluss nicht erreichbar ist. Ist seine Nummer bekannt, rufen Sie zurück, wenn Sie wieder da sind. |

Alles andere erledigt die Assistenz selbst: einen gebuchten Termin, eine beantwortete Frage, einen durchgestellten Anruf, Spam und Anrufe, in denen niemand etwas gesagt hat. Diese Einträge tragen in der Liste das Zeichen für **automatisch**. Eine SMS-Unterhaltung bleibt offen, bis jemand sie erledigt, und öffnet sich wieder, sobald eine neue SMS kommt.

## Einen Anruf bearbeiten

1. Klicken Sie in der **Inbox** auf einen Eintrag. Oben stehen **Zusammenfassung** und **Erfasste Daten**, darunter der **Gesprächsverlauf (Transkript)**.
2. Geben Sie den Anruf mit **Zuweisen** einer Person aus Ihrem Team. Ihr Name erscheint dann in der Liste.
3. Schreiben Sie unter **Notizen & Verlauf** eine Notiz und speichern Sie sie mit **Notiz**. Dort steht auch, wer wann zugewiesen oder den Status geändert hat.
4. **Rückruf** öffnet die Nummer des Anrufers in der Telefon-App Ihres Geräts.
5. Ist alles getan, klicken Sie auf **Erledigt**. **Wieder öffnen** holt den Anruf zurück nach **Offen**.

Lief der Anruf in einer anderen Sprache, nennt die Anrufansicht sie oben, und die erfassten Daten stehen in der Sprache Ihres Kontos, mit den Worten des Anrufers bei **Im Original**. Den Gesprächsverlauf zeigt sie übersetzt, das Original ist einen Klick entfernt. Mehr dazu unter [Sprachen](https://scoco.ai/de/docs/sprachen/#zusammenfassungen).

Hat ein [Testanruf](https://scoco.ai/de/docs/testanruf/) etwas zurückgehalten, etwa ein Durchstellen oder einen Termin in Ihrem Kalender, zeigt die Karte **Testanruf: nicht ausgeführt**, was in einem echten Anruf passiert wäre.

Notizen lassen sich nicht bearbeiten oder löschen. Einen Fehler korrigieren Sie mit einer weiteren Notiz. Unter **Weitere Aktionen** finden Sie außerdem **Transkript exportieren** und, wenn der Anrufer noch kein Kontakt ist, **Kontakt anlegen**.

Mehrere Anrufe erledigen oder zuweisen Sie auf einmal: Setzen Sie links in den Zeilen einen Haken und wählen Sie in der Leiste darüber **Erledigt** oder **Zuweisen**. Mit der Tastatur geht es auch: ↑ und ↓ wechseln den Eintrag, E erledigt ihn oder öffnet ihn wieder, A setzt den Haken.

## Per SMS antworten

Schreibt Ihnen jemand eine SMS, erscheint die Unterhaltung als eigener Eintrag in der Inbox.

1. Öffnen Sie den Eintrag. Sie sehen den **SMS-Verlauf**.
2. Schreiben Sie Ihre Antwort in das Feld **Antwort schreiben…** und klicken Sie auf **Senden**.

Eine Antwort darf bis zu 1.600 Zeichen lang sein. Nachrichten, die die Assistenz selbst verschickt hat, tragen den Vermerk **automatisch gesendet**. Kam eine SMS nicht an, steht **Zustellung fehlgeschlagen** daran. Ist eine SMS-Unterhaltung abgeschlossen, klicken Sie oben in der Unterhaltung auf **Erledigt**. **Wieder öffnen** holt sie zurück nach **Offen**.

## Spam markieren und löschen

Diese Aktionen haben nur **Inhaber** und **Admin**. Sie stehen im geöffneten Anruf unter **Weitere Aktionen**.

- **Als Spam markieren** blockiert die Nummer des Anrufers bei allen Assistenzen und erledigt den Anruf. Ruft die Nummer wieder an, beendet die Assistenz das Gespräch nach einem kurzen Satz.
- **Spam-Markierung aufheben** steht dort, solange die Nummer des Anrufers auf der Blockliste steht. Es nimmt die Nummer bei allen Assistenzen von der Blockliste, auch wenn Sie sie über einen Kontakt blockiert haben. Weitere Nummern dieses Kontakts bleiben blockiert. Der Status des Anrufs ändert sich dabei nicht. Soll er wieder unter **Offen** stehen, klicken Sie auf **Wieder öffnen**.
- **Anruf löschen** entfernt Transkript, Zusammenfassung und Verlauf endgültig.

Eine Assistenz, die Sie nach dem Markieren anlegen, blockiert die Nummer noch nicht. Dann stehen **Als Spam markieren** und **Spam-Markierung aufheben** beide im Menü, und **Als Spam markieren** blockiert die Nummer auch bei der neuen Assistenz.

> **Achtung:**
>
> Ein gelöschter Anruf lässt sich nicht wiederherstellen.

## Suchen und filtern

Das Suchfeld findet Name, Firma, Nummer, Zusammenfassung, erfasste Daten und den Text von SMS. Es sucht, sobald Sie Enter drücken. Den Wortlaut des Transkripts durchsucht es nicht.

Unter **Filter** grenzen Sie nach **Assistenz**, **Ergebnis**, **Zeitraum** und **Zugewiesen** ein. Jeder aktive Filter steht als Chip über der Liste und lässt sich dort entfernen. Filtern Sie nach **Assistenz**, **Ergebnis** oder **Zugewiesen**, blendet die Liste SMS-Unterhaltungen aus, denn sie haben keines dieser Merkmale.

## Häufige Probleme

**Ein Anruf fehlt unter „Offen“.** Die Assistenz hat ihn selbst erledigt. Sie finden ihn unter **Alle**.

**Die SMS-Antwort wird abgelehnt.** Antworten brauchen eine eigene SMS-Nummer für Ihr Konto. Fehlt sie, nennt die Fehlermeldung genau das.

**„Als Spam markieren“ fehlt oder schlägt fehl.** Hat der Anrufer seine Nummer unterdrückt, gibt es nichts zu blockieren. Steht nur **Spam-Markierung aufheben** im Menü, ist die Nummer schon bei allen Assistenzen blockiert und der Anruf erledigt.

**Dieser Anruf ist nicht mehr verfügbar**. Der Anruf wurde gelöscht, meist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unter **Einstellungen › Daten & Datenschutz**.

**Im Anruf fehlen die Links zum Verlauf und zum Wissen der Assistenz.** Die Assistenz wurde gelöscht, siehe [Eine Assistenz löschen](https://scoco.ai/de/docs/mehrere-assistenzen/#loeschen). Der Anruf selbst bleibt erhalten.

_Stand: 29. Oktober 2026_