Ab wie vielen Anrufen pro Tag lohnt sich ein KI-Telefonassistent?

Die Schwellenrechnung — Schritt für Schritt

Rechenweg als Szenario, keine Statistik. Drei Größen bestimmen die Schwelle:

1. Verpasste Anrufe pro Monat (nicht alle Anrufe — nur die, die heute verloren gehen: nicht abgenommen, Mailbox ohne Nachricht, besetzt)
2. Verwertbarkeitsquote: Wie viele davon wären Termin oder Auftrag geworden?
3. Wert je verwertbarem Anruf: Ihr Durchschnittsauftrag bzw. Terminwert

Schwelle erreicht, wenn: verpasste Anrufe × Quote × Wert ≥ Monatsgebühr.

Szenario Handwerk: 6 verpasste Anrufe im Monat, jeder dritte ein Auftrag, Ø 600 € → 1.200 € gegen 99 €. Zwölffach über der Schwelle. Szenario Nagelstudio: 10 verpasste Anrufe, jeder zweite ein Termin, Ø 40 € → 200 € gegen 99 €. Noch klar darüber. Szenario Nebengewerbe: 3 verpasste Anrufe, jeder fünfte verwertbar, Ø 80 € → 48 € gegen 99 €. Unter der Schwelle — hier ist die Mailbox ökonomisch die richtige Wahl.

In Anrufen pro Tag gedacht: die Daumenregeln

Weil niemand mit Formeln durch den Alltag läuft — drei Orientierungen (jeweils Szenario-Logik, mit dem eigenen Auftragswert nachrechnen):

• Unter ~5 Anrufen pro Woche: selten lohnend, außer jeder einzelne Anruf ist hochwertig (Kanzlei, Makler mit großen Objekten).
• Ab ~5 Anrufen pro Tag mit Umsatzbezug: fast immer über der Schwelle, sobald erkennbar Anrufe verloren gehen — das ist der typische Handwerks-, Praxis- und Salonbereich.
• Ab ~15 Anrufen pro Tag: Die Frage dreht sich um — nicht mehr „lohnt es sich?", sondern „welches Kontingent brauche ich?"

Was die Rechnung gern vergisst — in beide Richtungen

Zugunsten des Assistenten: Die Rechnung oben zählt nur gerettete Aufträge. Nicht eingepreist sind die weichen Effekte — keine Unterbrechungen mehr auf der Baustelle, kein abendliches Mailbox-Abhören, dokumentierte Anliegen statt Zettelwirtschaft. Gegen den Assistenten: Ein Teil der Anrufer mag nicht mit einer KI sprechen und legt auf; die Quote hängt von Branche und Systemqualität ab (mehr dazu im Artikel „Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?"). Wer konservativ rechnen will, setzt die Verwertbarkeitsquote bewusst niedrig an — liegt die Rechnung dann immer noch über der Schwelle, ist die Entscheidung robust.

Der Praxis-Weg zur eigenen Zahl

1. Eine Woche verpasste Anrufe zählen (Anrufliste + leere Mailbox-Nachrichten), mal 4 nehmen.
2. Verwertbarkeitsquote konservativ schätzen — oder in der Testphase real messen: Der Assistent dokumentiert jedes Anliegen, am Ende der Testphase wissen Sie es genau.
3. Gegen die Monatsgebühr stellen. Die vollständige Kostenseite steht im Artikel „Was kostet ein KI-Telefonassistent?", der Wert der verpassten Anrufe im Artikel „Was kostet ein verpasster Anruf?".